Що таке врахування кадрів. Збір необхідної законодавчої бази та нормативних документів. Особисті картки та формування особистої справи співробітника

Влаштовуючись на роботу до нової організації, ви можете зіткнутися з необхідністю оперативно налагодити кадровий облік. Добре, якщо попередній фахівець залишить по собі документи гаразд. Але трапляються й такі випадки, коли кадрову роботу доводиться починати практично з нуля. Які документи регулюють головні питання кадрової роботи? Як перевірити, чи достатньо локальних актів у компанії? Чому зразки для оформлення кадрових рішень краще брати з ухвали Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1 .

Які нормативні акти потрібно знати

У більшості організацій робота співробітника відділу кадрів не обмежується необхідністю вести кадрове діловодство (оформляти прийом, переведення, звільнення, відпустки, відрядження тощо). Часто кадровикам доводиться безпосередньо брати участь у розробці локальних нормативних актів, регулюючих трудові відносини між працівником і роботодавцем. Крім того, на кадровика нерідко покладається обов'язок щодо підготовки до перевірок з боку різних органів (державної інспекції праці, прокуратури, військкомату, Роскомнагляду, ПФР та ін.). У зв'язку з цим він повинен знати не тільки Трудовий кодекс, але також цілу низку нормативних актів, які прямо чи опосередковано стосуються кадрової роботи.

Всі ці акти можна умовно поділити певні групи (таблиця нижче). Більшість їх обов'язкові всім організацій незалежно від організаційно-правової форми чи форми власності. За їхнє порушення роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності.

Перелік нормативних актів, у яких будується кадрова робота

Організація та ведення кадрового діловодства - прямий обов'язок працівників служби персоналу. У ситуаціях створення нової організації, перетворення старої чи інших варіантів реорганізації, керівництву та відділу кадрів треба знати основні моменти роботи: навчання та пошук співробітників, прийом, переклад та звільнення персоналу, а також правила як архівного, так і оперативного зберігання документів.

Грамотна організація кадрового діловодства як основа стабільності фірми

У будь-якій організації незалежно від форми власності є персонал. Він відрізняється за чисельністю та складом, за виконуваними функціями та рівнем кваліфікації. Завдання відділу кадрів - зробити так, щоб усі питання та проблеми, пов'язані зі співробітниками підприємства, вирішувалися максимально оперативно та грамотно.

Стабільна робота організації залежить від її співробітників. Найперше завдання служби персоналу - грамотний та своєчасний підбір працівників, ведення кадрового діловодства відповідно до закону та своєчасне здавання документів до архіву. Це є основою стабільної роботи будь-якого підприємства.

Підготовка персоналу до роботи з кадрами

Інструкція з кадрового діловодства чітко вказує на необхідність мати професійну підготовку спеціалістів з персоналу. Однак практично часто виникає проблема з підготовкою працівників потрібного профілю.

Вищі та середньо-спеціальні навчальні заклади не випускають фахівців такої вузької кваліфікації, як «кадрове діловодство». Навчання зазвичай відбувається вже дома чи профільних курсах. Також можлива підготовка працівника безпосередньо на робочому місці методом наставництва.

Кадрове діловодство навчання фахівців передбачає наступними способами:

• перенавчання на базі другої вищої освіти;
• здобуття вищої освіти суміжного профілю, наприклад, «документознавство», «юриспруденція», «управління персоналом», «захист інформації»;
• навчання на спеціалізованих довгострокових курсах (не менше трьох місяців), з наступним складанням іспиту;
• практична робота з подальшим регулярним підвищенням кваліфікації.

Нормативні документи, що регламентують роботу кадрових служб

Діяльність відділу персоналу та загальна організація кадрового діловодства дуже залежить від чинного законодавства та внутрішніх регламентуючих документів. Ця особливість пов'язана з нюансами роботи з великою кількістю персональних документів, які часто є конфіденційними.

Діловодство у кадровій службі регламентується такими актами:

• Конституція, Цивільний та Трудовий кодекси, а також частково Кримінальний та Сімейний;
• законодавчі акти щодо профілю організації у питаннях, що стосуються роботи з персоналом;
• нормативні акти місцевого значення;
• різні класифікатори, правила та інструкції федерального рівня;
• внутрішні нормативні документи, наприклад, інструкція з кадрового діловодства;
• накази та розпорядження керівництва.

Працівники служби персоналу зобов'язані неухильно дотримуватись приписів нормативних актів і насамперед Трудового кодексу.

Пошук та документальне оформлення співробітників

Ведення кадрового діловодства починається з пошуку та оформлення персоналу. Насамперед необхідно визначитися з варіантами знаходження нових співробітників. Серед них особливо вирізняються такі:

• агенції та бюро з працевлаштування;
• зайнятості;
• ярмарки вакансій;
• навчальні заклади;
• дошки оголошень про посади та резюме на різних ресурсах;
• інші організації;
• знайомі та друзі.

Усі варіанти пошуку співробітників мають свої переваги та недоліки, працівник відділу персоналу повинен максимально використати всі можливості, щоби закрити вакансію.

Коли претендента знайдено, з ним проводиться співбесіда. Бажано, щоб його хід фіксувався документально: так легше ухвалити виважене рішення про найм або відмову. В останньому випадку людину письмово повідомляють про причину протягом п'яти робочих днів. Якщо претендент підходить на вакантну посаду, його слід зарахувати. З цього починається оформлення конкретного співробітника.

• укладання трудового договору;
• видання наказу про прийом;
• нового співробітника чи його заклад;
• оформлення особистої картки;
• якщо в організації прийнято – заведення особистої справи;
• ознайомлення та підписання працівником внутрішніх нормативних документів та інструкцій.

Облікова документація з персоналу (особисті картки, штатний розпис)

Ведення кадрового діловодства передбачає обов'язкове оформлення облікової документації, зокрема штатного розкладу та особистих карток. Ці документи є обов'язковими для організацій усіх форм власності.

Штатний розклад та чисельність має бути актуальним та відповідати потребам організації. До нього вносять найменування всіх посад, кількість ставок із зазначенням вакансій на цей період.

Особисті картки - це уніфіковані документи, що містять у собі короткі дані про трудову діяльність працівника та персональну інформацію. Вони підлягають суворому обліку та спеціальним умовам зберігання, в місцях, що запобігають їх псуванню та розкраданню.

Накази з особового складу, відмінності та особливості оформлення

Загальне діловодство у кадровій роботі переважно виявляється у наказах і розпорядженнях керівництва. Ці документи можуть стосуватися як окремих працівників, і всього персоналу загалом. Вони відрізняються за оформленням та особливостями введення в дію.

Більшість наказів і розпоряджень щодо конкретних дій зі співробітником мають уніфіковану форму. Вони підлягають обов'язковому узгодженню з усіма заінтересованими особами та ознайомленню співробітником під розписку. Копії кадрових розпоряджень зберігаються в особистій справі, а оригінали в окремих папках.

Журнали з кадрового діловодства, правила оформлення та зберігання

Для обліку руху на кадровій службі передбачає ведення спеціалізованих журналів. Це табличні документи багатосторінкового формату, найчастіше уніфіковані. Зазвичай їх заводять або у великих зошитах, або купують готові у спеціалізованих магазинах.

Види кадрових журналів:

• реєстрації вхідної та вихідної документації, у тому числі листів;
• реєстрації наказів;
• реєстрації прибуття та вибуття співробітників у службових відрядженнях;
• реєстрації заяв, подань, повідомлень, посадових та службових записок;
• реєстрації бланків трудових книжок, їх вкладок;
• книги обліку рухів різних кадрових документів тощо.

Усі журнали мають бути обов'язково прошиті та опечатані, а листи пронумеровані. Зберігати їх слід окремо від усіх документів. Бажано в сейфі або спеціальній шафі.

Особливості ведення та зберігання особових справ

Ведення особових справ є обов'язковим. Проте більшість організацій у тій чи іншій формі збирають документи працівника. Звичайно, в одній теці робити це зручніше.

Особиста справа - це комплекс документованих персональних відомостей про працівника, зібраних та сформованих у визначеному порядку. До нього можуть входити різні документи і копії:

• копії наказів про працівника;
• копії заяв;
• копії документів, що засвідчують особу, що підтверджують кваліфікацію, освіту, пільги та сімейний стан;
• анкета;
• характеристики та відгуки;
• довідки тощо.

Особисті справи включають персональну інформацію, вони повинні зберігатися осторонь інших документів. Доступ до них дозволено лише суворо обмеженому колу посадових осіб. При звільненні персоналу особисті справи здаються на архівне зберігання.

Правила оформлення, зберігання та видачі трудових книжок, а також вкладишів

Усі організації мають вести трудові книжки за власний персонал, виняток - співробітники, прийняті за сумісництвом. При первинному прийомі роботодавець самостійно набуває чистих бланків і робить у них перший запис. На титульний лист вносять відповідні дані працівника. Згодом необхідно стежити за їх актуальністю та вчасно вносити зміни.

На розворот основної частини вносять записи про трудову та громадську діяльність працівника, його прийом постійних Всі записи нумеруються в загальному порядку та вносяться на підставі наказу. Запис про звільнення супроводжується відбитком печатки організації та підписом керівника.

Робляться від руки, синьою кульковою ручкою, чітким та зрозумілим почерком. Уважно стежте за актуальністю та достовірністю даних, що вносяться. Якщо необхідно виправити відомості, їх треба акуратно закреслити однією рисою і внести актуальну інформацію. Ця дія обов'язково підтверджується підписом керівника та печаткою.

Зберігають трудові книжки окремо від інших документів у сейфі. Заборонено видавати їх на руки працівникам або третім особам без спеціальної ухвали відповідальних органів.

Особливості оперативного та архівного зберігання кадрових документів

Зберігання кадрових документів визначається їх особливою значимістю. Вони містять персональні відомості та є конфіденційними. Такі дані не підлягають несанкціонованому розголошенню. Інакше на працівників кадрової служби та керівника організації накладається штраф.

Для організації правильного зберігання кадрових документів у службі кадрів бажано мати окреме приміщення. Вхід до нього повинен бути один і обов'язково обладнатися металевими дверима із сигналізацією.

Самі документи мають зберігатися у металевих шафах чи сейфах. Слід уникати доступу сонячного світла та пилу, а також перепаду температур та надто великої вологості. Ці найпростіші дії допоможуть зберегти персональні дані.

Сьогодні питання ведення документації з кадрів — питання, яке стоїть досить гостро. На території РФ діє спеціальне законодавство, відповідно до якого потрібно буде вести такий облік.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Причому порушення такого може спричинити досить істотні неприємності.

Існують деякі особливості ведення такого обліку в залежності від цілого ряду різних факторів. Одним із основним є саме юридичний статус конкретної організації.

Наприклад, ведення кадрового обліку у суспільстві з обмеженою відповідальністю обов'язково має вестись відповідно до низки нормативних документів.

Саме тому оптимальним рішенням буде найняти спеціаліста, який має певний досвід ведення такого обліку. Це дозволить уникнути штрафів від трудової інспекції.

Основні моменти

На підприємстві будь-якого типу, незалежно від кількості працівників, обов'язково ведення кадрового обліку. Існує ряд обов'язків роботодавця щодо ведення такого.

Окремо слід зазначити, що такий облік має ряд особливостей залежно від типу організації. і мають виконуватися з відображенням у такому обліку.

Трудовий розпорядок передбачає ведення трудових книжок відповідно до певних тонкощів, особливостей процедури.

Існує безліч різних наказів, які мають бути відповідним чином оформлені під час здійснення певних операцій усередині організації.

З такими знову ж таки найкраще буде розібратися заздалегідь. Тільки таким чином можна не допустити багато труднощів, складнощів.

Що це таке

Під кадровим обліком мається на увазі відображення документальних процедур, пов'язаних з прийомом і роботою офіційно працевлаштованих співробітників.

Причому такий облік обов'язково має вестися як на підприємстві, а й в індивідуального підприємця.

Сьогодні у кадровому обліку відповідним чином мають відображатися такі моменти:

• документальне оформлення прийому;
• переміщення працівників за посадами всередині організації;
• звільнення;
• інше.

Такий облік обов'язково ведеться виходячи з первинної кадрової документації, і навіть спеціальних нормативів з праці.

Для ведення обліку без помилок знадобиться досить великий набір знань. Насамперед це стосується знання трудового права, а також форматів різних кадрових документів та іншого.

За відсутності подібного досвіду необхідно буде в обов'язковому порядку найняти кваліфікованого фахівця.

Оскільки невміння вести кадрову документацію може спричинити накладення великих штрафів. Особливо це стосується.

У них обов'язково повинні відбиватися різноманітних моменти, безпосередньо пов'язані з і звільненням. Встановлено певний алгоритм складання таких книжок, їх ведення.

З якою метою ведеться

Кадровий облік як такий ведеться із різними цілями. Таким чином можна буде вирішити досить широкий перелік різних завдань.

Основними такими завданнями, які вдається вирішити за допомогою кваліфікованої кадрової роботи, є:

Крім основних завдань, які вирішує кадрова служба, існує низка різних додаткових напрямів — у яких також здійснюватиметься робота.

До таких напрямів сьогодні належить таке:

У той самий час завдання кадрового відділу можуть істотно відрізнятися залежно від безлічі найрізноманітніших нюансів, специфіки роботи самого підприємства.

Крім основного завдання щодо ведення кадрового обліку цей підрозділ може виконувати інші доручення керівництва.

У кожному випадку все суто індивідуальне. Але важливо пам'ятати, що перелік прав та обов'язків повинен включати завдання, які доручає керівництво.

Існує ряд обмежень, які накладаються на ведення такого роду діяльності. З усіма такими обов'язково потрібно буде ознайомитись заздалегідь. Це дозволить не допустити багатьох проблемних ситуацій надалі.

Цей документ включає у собі великий перелік статей, у яких має вестися облік.

Важливо, що такий передбачає не тільки дотримання норм ТК РФ, але й низки інших нормативних документів. Наприклад, процес оформлення трудової книжки регулюється окремим НПД.

У більшості підприємств основним завданням, яке мають вирішувати кадрові співробітники, є саме .

Зазвичай подібне потрібно у випадку, коли має місце прийняття на роботу або звільнення з такого співробітника.

Основним НПД, в рамках якого має здійснюватися заповнення трудових, є вона включає всі аспекти ведення обліку.

Окремо слід зазначити, що трудове законодавчо передбачає формування цілого ряду досить специфічних документів.

Насамперед це стосується , а також багатьох інших паперів.

Окремо слід зазначити факт, що крім правильності заповнення такі документи повинні зберігатися певний період. Процес такий має багато різних особливостей.

Причому знати трудове законодавство необхідно як кадровому працівникові, а й звичайному співробітнику, який здійснює пристрій працювати.

Оскільки в такий спосіб можна буде самостійно здійснити контроль за дотриманням своїх прав.

Якщо громадянин вважає, що права його якимось чином порушуються, то йому необхідно або трудову інспекцію. Трудове законодавство широко, за потреби варто отримати юридичну консультацію.

Як вести кадровий облік у ТОВ з нуля самостійно

Процес самостійного ведення кадрового обліку у суспільстві з обмеженою відповідальністю пов'язаний із деякою специфікою.

Є досить багато різних тонкощів, важливих специфічних моментів.

Причому якщо досвід ведення такого обліку з якоїсь причини відсутній, краще звернутися до фахівців. Оскільки, наприклад, припущення помилок під час заповнення трудових книжок заборонена.

Відповідно заповнення інших документів, що мають відношення до кадрового питання, також пов'язане з певною специфікою.

Аналогічно справи саме з . Такі документи обов'язково мають складатися у межах ТК РФ.

Якщо можливість найняти кваліфікованого кадрового працівника з якоїсь причини відсутня, знадобиться попередньо розібрати такі питання:

• з чого почати;
• покрокова інструкція;
• оформлення документів;
• які застосовуються журнали у діловодстві;
• нюанси для ІП

З чого почати

Ведення кадрового обліку можна буде вести у різний спосіб. На даний момент існує безліч різних моментів, безпосередньо пов'язаних з такою процедурою.

Існує кілька варіантів розглянутого типу:

• створення кадрової служби, наймання кваліфікованого спеціаліста;
• передати ведення кадрового обліку секретареві або бухгалтеру;
• співпраця з .

Самостійне ж ведення кадрового обліку нерідко важко. Якщо ж кадровий облік планується вести самостійно, обов'язково слід розпочати саме з планування.

Таким чином потрібно буде визначити низку важливих для організації моментів:

• скільки співробітників та якої кваліфікації мають бути найняті;
• встановлюються певні вимоги до різних категорій працівників;
• як здійснюється залучення нових працівників;
• які будуть потрібні витрати.

Вже після того, як всі зазначені вище моменти були визначені, необхідно буде ознайомитися з порядком обліку, а також переліком необхідних у такому разі документів.

Останнім потрібно буде приділити окрему увагу. Оскільки наявність помилок може спричинити безліч скрутних моментів.

Покрокова інструкція

Почати потрібно буде з організації документообігу відповідним чином. Насамперед це стосується наступного:

локальні нормативні акти:

1. Правила ведення внутрішнього розпорядку для підприємства.
2. Основні положення про працю.
3. для кожної категорії працівників.
4. Положення захисту праці.
5. Інше.

• оформляється штатний розпис кожного співробітника окремо;
• складається штатна розстановка;
• оформляються типові для укладання з працівниками;
• оформлюються картки співробітників особистого характеру - за формою №Т2;
• типові накази.

Фактично, на зазначеному вище переліку документів здійснюється ґрунтується кадровий облік у будь-якому підприємстві. Причому у ТОВ, але й інших типах.

Це стосується також індивідуальних підприємців. До таких вимог не такі серйозні, але й встановлюються.

По можливості слід уникати припущення типових у разі помилок. Так як це може призвести до суттєвих неприємностей, питань із боку трудової інспекції.

Оформлення документів

Усі документи, які потрібно складати під час кадрового обліку, за типом оформлення можна розділити на два види:

Також важливо відзначити, що документи другого типу можуть мати вимоги до вмісту.

Відео: як можна оформити співробітника

Знову ж таки слід обов'язково здійснити попередній розгляд законодавчих документів, які регулюють даний момент. Це дозволить не допустити порушень, уникнути проблем іншого характеру.

Які застосовуються журнали у діловодстві

У діловодстві обов'язково повинні використовуватися спеціальні журнали.

Стандартний перелік таких буде включати таке:

• обліку вхідних та вихідних документів;
• інформації, що відправляється;
• вхідної та вихідної кореспонденції;
• інше.

Повний перелік журналів може відрізнятися залежно від сфери діяльності підприємства, а також ряду інших факторів.

З усіма такими потрібно буде заздалегідь ознайомитись. Це дозволить не допустити багатьох складнощів та труднощів.

Нюанси для ІП

Перш ніж дати визначення поняття «кадровий облік», слід сказати, що воно тотожне таким поняттям як кадрове діловодство, ведення кадрової документації, кадрові послуги та іншим аналогічним поняттям, які Ви можете зустріти. Але все це одне й те саме.

З усього різноманіття інтерпретацій ми дотримуємося поняття кадровий облік, яке увійшло до назви нашого Департаменту і на нашу думку більш точно відображає суть роботи кадрового фахівця.

Кадровий облік – це?

Кадровий облік – це облік руху працівників організації чи індивідуального підприємця, що з документальним оформленням прийому, переміщення і звільнення працівників, трудових відносин із працівниками та організації праці працівників. Таким чином, кадровий облік ведеться на основі первинної кадрової документації та внутрішніх нормативних актів з праці.

Для грамотного ведення кадрового обліку необхідне професійне знання трудового права, форм кадрових документів, мати практичний досвід роботи в галузі кадрового діловодства та відстежувати всі зміни трудового законодавства. Ми пропонуємо Вам саме таку допомогу, маючи побудовану систему роботи наших спеціалістів та технології, спеціалізуючись конкретно в галузі кадрового обліку.

Як організувати ведення кадрового обліку?

Існує кілька способів організувати ведення кадрового обліку, які стали найпоширенішими:

1. створити кадрову службу чи найняти кадрового спеціаліста у свою організацію чи ІП;
2. передати ведення кадрового обліку кадровику, якого порадили, уклавши з ним цивільно-правовий договір або взагалі не оформлюючи з ним відносин;
3. довірити ведення кадрового обліку бухгалтеру чи секретареві, який добре працює з документами;
4. передати ведення кадрового обліку аутсорсингової компанії, що спеціалізується у галузі кадрового діловодства.

Ви думаєте, ми будемо Вас умовляти обрати лише четвертий варіант і звернутися до нашого Департаменту? Ні. Ми пропонуємо Вам розглянути основні плюси та мінуси кожного варіанта, щоб Ви могли самостійно зробити свій вибір.

Варіант 1. Створення кадрової служби чи наймання кадрового фахівця.

Плюси. Свої фахівці, роботу яких можна організувати за своїми принципами. Ви бачите людину у себе в офісі та самі визначаєте вимоги до її роботи.

Мінуси. Важко перевірити професіоналізм кадровика, який наймається на роботу, якщо Ви самі в цьому не спеціалізуєтесь - доводиться вірити словам і трудовій книжці. Потрібно витрачати час контролю над роботою, здійснювати управління найнятими працівниками. Дорого – оренда, податки, програми, навчання та ін. А що робити, якщо відповідальний кадровий фахівець пішов у відпустку, а треба терміново звільнити якогось працівника?

Варіант 2. Передати ведення кадрового обліку кадровику, якого порадили.

Плюси. Порадили знайомі, які вже перевірили кадрового фахівця у справі, отже, орієнтовно, людина має бути професіоналом. Можна домовитись на зручні умови роботи.

Мінуси. Жодної відповідальності такий фахівець перед Вами не несе, у тому числі й за всі свої помилки. Обіцянки знайомих не завжди здійснюються, поради не завжди зручні Вам.

Варіант 3. Довірити ведення кадрового обліку бухгалтеру чи секретареві.

Плюси. Такі фахівці підконтрольні Вам. Не потрібно витрачати час на підбір кадрових фахівців, та й витрат на ведення кадрового обліку менше.

Мінуси. Додаткові обов'язки працівниками робляться в останню чергу, що призводить до відсутності багатьох кадрових документів, помилок у кадровому обліку та інших прогалин. Бухгалтери, як правило, розуміються на тій частині трудового законодавства, яка потрібна для податкового обліку та розрахунку заробітної плати, а ця робота вимагає і так значно часу. Секретар, навіть якщо він дуже старанний, не має професійних знань у галузі трудового законодавства, а отже, виникає високий ризик понести відповідальність за його роботу.

Варіант 4. Передати ведення кадрового обліку аутсорсингової компанії.

Плюси. Всю організаційну роботу та управління кадровими фахівцями, їх підбір та навчання, технічне оснащення бере на себе аутсорсингова компанія. Мінімізуються витрати. Компанія відповідає за договором. Постійна, безперервна та професійна допомога з кадрових питань.

Мінуси. Потрібно вибрати відповідну компанію та взаємодіяти зі спеціалістами, які працюють поза Вашим офісом. Необхідно дотримуватися вибудуваної та узгодженої системи роботи з аутсорсинговою компанією.

Робіть свій вибір, а наші фахівці завжди будуть раді Вашим зверненням з будь-яких питань, пов'язаних із кадровим обліком, та для замовлення наших послуг!

Облік зарплати на підприємстві та багатьох інших важливих моментів ґрунтується на первинних документах. Якщо ведення кадрового обліку погано поставлено, це відбивається на роботі всіх відділів підприємства.

Про всі нюанси його ведення та необхідні документи і йтиметься у цій статті.

Навіщо він потрібен?

У будь-якій організації, незалежно від кількості людей, є зобов'язання вести такий облік. Він допомагає документально оформити переміщення всього персоналу. Для цього необхідно обов'язково знати нормативні документи щодо праці. Крім того, потрібно володіти навичками ведення.

Цей вид обліку призначений для необхідності:

• правильно розподіляти людей у ​​робочих процесах;
• шукати незадіяні резерви;
• вчасно визначати та ліквідувати проблеми, що стосуються персоналу.

Детальну інформацію про цей процес ви можете отримати з наступного відео:

Як його організувати з нуля: покрокова інструкція

Перед працівником відділу кадрів завжди є складне завдання організації такого виду діловодства. Для полегшення цього процесу важливо для початку скласти зразковий план роботи та визначити, з якою послідовністю необхідно діяти:

• Правильним рішенням спочатку вивчитиме нормативну документацію.
• Докладно вивчивши її, провадиться безпосередня підготовка документообігу. Беруться всі установчі папери у керівника та докладно вивчаються. Вся документація має відповідати установчій. У керівника фірми важливо запитати, які додаткові умови він хоче внести до порядку праці. З його побажань складаються додаткові необов'язкові документи.
• Створення документації:
  • для початку документально оформляється директор;
  • далі складається і;
  • розробляється форма, що полягає з усіма співробітниками. До нього включаються всі пункти, які необхідні організації;
  • готуються інші важливі папери та журнали;
  • Необхідно вирішити, хто буде відповідати за трудові книжки. Поки людей офіційно не прийнято на роботу, здійснювати їх прийом буде змушений керівник. Відповідно, робиться наказ про прийняття відповідальності за безпеку, наповнення та керівником;
  • після цього починається офіційний прийом працівників.
• Важливо забезпечити зберігання всіх кадрових паперів та їх використання.

Після оформлення працевлаштування кадровика наступають звичайні трудові дні. Щодня ведеться присутність на роботі кожної людини. Щорічно оформляється.

Кадровик повинен займатися документальним пересуванням людей для підприємства, готуючи відповідну документацію. Крім того, він повинен складати багато інших паперів.

Необхідні документи

Ряд основної документації, що використовується кадровим працівником:

• Різні накази про рух співробітників: , переклад, та багато інших.
• Штатний розклад. Його зміст має співпадати з даними, зазначеними у договорах працівників. Якщо щось збігається, це свідчить про порушення Трудового кодексу РФ. А це зазвичай призводить до накладення штрафів.
• Табель обліку робочого часу.
• Трудові книжки. Кадровик забирає їх прийому працювати, у яких робляться відповідні записи, при звільненні вони повертаються.
• Правила трудового розпорядкуусередині організації.
• Трудові договори. З кожною людиною укладається такий контракт, він є початком робочих відносин. Тут головне перевірити правильність складання, наявність усіх підписів та дат. Якщо умови роботи вносяться зміни, наприклад, переклад трудящого чи зміна окладу, обов'язково готується . Вони складаються за кожен випадок окремо.
• Графік відпусток. Найпізніше за два тижні до кінця року у всіх організаціях мають бути готові графіки відходу працівників у відпустку. Важливо скласти їх так, щоб одночасний відпочинок людей не позначився на процесі відділу або компанії в цілому.
• Журнали обліку. Існує безліч журналів, необхідні обліку документів.
• Обов'язково ведеться. Воно включає: , на роботу, листи ознайомлення з наказами роботодавця, копія посвідчення особи, довідка про медогляд, копії дипломів і військового квитка.
• Посадові інструкції. Вони міститься докладний опис правий і обов'язків співробітника.
• Положення з оплати праці та преміювання. Регламентуючий, на підставі якого провадяться всі нарахування заробітної плати.

Існує ще багато різної документації, яка також є на підприємствах. Але це вже стосується специфічних документів.

Хто цим зазвичай займається?

Здебільшого це питання виникає у невеликих організаціях. Зазвичай цим займається кадровик, оскільки ведення цього обліку є досить складним завданням. На жаль, не кожного керівника можна вмовити на введення до штату такої окремої посади. У зв'язку з цим веденням кадрів часто займається головний бухгалтер або сам керівник за сумісництвом.

Як правило, це відбувається у маленьких фірмах з метою економії. Та й сенсу немає на дві-три особи вводити додаткову одиницю до штату. У разі схема виходить така: керівник оформляє працівників, а головний бухгалтер нараховує їм зарплату. Основним законом, який регулює відносини співробітника та роботодавця, є Трудовий Кодекс РФ. Саме він визначає права та обов'язки обох сторін.

Автоматизація процесу

Для зручності обліку на підприємстві керівник має подбати про запровадження спеціальної програми. У наш час таких систем велика кількість, і всі вони зручні у користуванні.

Програма, що широко використовується, — це "1с Підприємство". Вона допомагає систематизувати дані. Майже всі документи друкуються з неї автоматично. Використання автоматизованих технологій спрощує процес ведення обліку.

Нюанси в ІП та ТОВ

Документація завжди має бути гаразд. Важливо правильно її вести та зберігати. Існує кілька нюансів, які важливо брати до уваги у цій сфері:

• Якщо ІП уперше оформляє працівника, йому потрібно буде пройти процес реєстрації у деяких територіальних органах у статусі роботодавця. А конкретніше — у Пенсійному фонді та Фонді соціального страхування. Існують певні терміни на таку процедуру:
  • 10 днівпри оформленні до ФСС;
  • 30 днівна постановку на облік до ПФР.

  Кількість днів відраховується з першого дня прийому на роботу першої особи. Якщо цього не зробити, на організацію чекають великі штрафи.

• Керівник повинен ознайомлювати своїх працівників з усіма документами, що регламентують, під розпис. Для цього заводяться спеціальні журнали, де співробітники ставлять підпис після того, як прочитали документи. Наприклад, розрахунковий лист організація має надавати щомісяця особисто до рук. У зв'язку з цим розумно заводити книгу про реєстрацію їх видачі. Це зручно тим, що у разі виникнення будь-якого конфлікту саме підпис доведе, що документ видавався.

Можливі санкції за незнання

За відсутності кадрового обліку посадові особи відповідатимуть згідно із законом «Про адміністративні правопорушення». Їм передбачено штраф:

• на посадову особу — у розмірі від 1 до 5 тисячрублів;
• на юридичних осіб - від 30 до 50 тисячкарбованців.

Крім того, можливе призупинення діяльності організації до 90 діб. Якщо правопорушення повторюється, керівник може бути підданий дискваліфікації.

У разі, якщо організація має перевірку контролюючими органами, важливо до неї підготуватися. Для цього потрібно знати:

• про майбутню процедуру контролюючі інстанції повинні попередити щонайменше за три доби;
• перевірка має перевищувати двадцять днів;
• виїзну перевірку немає права проводити без керівника.

Цей вид обліку є головною складовою будь-якого підприємства. Тому його достовірне ведення дозволяє оминути велику кількість неприємностей.