Кто такой участник (учредитель) ООО. Учредитель и руководитель в одном лице

При создании общества руководителя избирает общее собрание участников. С руководителем заключается трудовой договор. Но по закону учредить общество с ограниченной ответственностью может и один человек. Нужен ли трудовой договор в таком случае и как его правильно заключить? Как оплатить труд такого «единоличника» и не ошибиться с налогами? Обо всем этом узнаете из нашей статьи.

Генеральный директор общества выбирается общим собранием его участников (п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; далее - Закон № 14-ФЗ). Учредители могут назначить на эту должность человека, как из своего числа, так и со стороны.

В общем случае с избранным руководителем заключается трудовой договор (). Работодателем по отношению к работнику - генеральному директору выступает организация в лице одного из ее собственников. От организации договор подписывает тот из участников, кому общее собрание предоставило такие полномочия.

Чтобы избежать спорных и опасных ситуаций можно выплачивать и дивиденды, и зарплату. В этом случае зарплата может быть и минимальной, но не ниже установленного или средней по отрасли.

«Зарплатные» налоги

И зарплата, и дивиденды облагаются , но по разным ставкам. Зарплата — 13%, дивиденды — 9%.

Дивиденды выплачиваются из чистой прибыли организации акционерам (участникам), если они имеют имущественное право на долю в уставном капитале организации. Это не трудовая деятельность. Дивиденды также не являются выплатами, связанными с выполнением работ (услуг) в рамках какого-либо гражданско-правового договора. Поэтому они не являются базой для начисления и, соответственно, уплаты страховых взносов ().

На заметку

В случае ликвидации организации директор - единственный учредитель может заявить свои права и в качестве кредитора, и в качестве акционера.

Как кредитор он будет во вторую очередь претендовать на выплату в размере среднего месячного заработка ().

В качестве акционера, он претендует на имущество, оставшееся после удовлетворения требований всех кредиторов ().

При начислении зарплаты возникает обязанность по уплате страховых взносов во внебюджетные фонды. Они начисляются на все вознаграждения и выплаты в пользу работника, произведенные в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров на выполнение работ или оказание услуг (ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). Это касается и выплаты зарплаты директору — единственному учредителю. Для организации — это расходование денежных средств. Но для человека — несомненно положительный фактор, поскольку он при этом имеет право на все виды пособий соцстрахования - , декретных и - наравне со всеми остальными работниками. На это прямо указано в подпункте 1 пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Таким образом, руководителю предстоит сделать выбор и учесть, что при выплате дивидендов и меньшей ставке налога на доходы взносы на будущее пенсионное обеспечение ему придется вносить из личных средств.

Как учесть расходы

В общих случаях начисленную заработную плату можно учесть в составе расходов по оплате труда (). А как быть с зарплатой директора - единственного учредителя? На наш взгляд, этот пункт Налогового кодекса применим и в этом случае, даже если письменный договор с генеральным директором - единственным учредителем не заключался. Ведь трудовые отношения имеют место, так как работник фактически допущен к работе, независимо от того заключен договор «на бумаге» или нет ( , ).

Оформлять трудовой договор с директором - единственным учредителем не нужно. Ведь одной и той же подписи с обеих сторон договора быть не должно, а другого собственника у организации нет (письмо Минздравсоцразвития России от 18.08.2009 № 22-2-3199)

Пунктом 1 статьи 255 Налогового кодекса, определено, что в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и натуральной формах, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми или коллективными договорами. Данный пункт указывает, в частности, на установленные нормы законодательства. А основные нормы законодательства в сфере трудовых отношений и договоров о труде закреплены в Трудовом кодексе.

Кроме того, в соответствии с все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. Расходы на оплату труда, при отсутствии трудового договора, можно подтвердить любыми документами, указывающими на наличие трудовых отношений между руководителем и организацией. Это могут быть штатное расписание, расчетные листки по зарплате и так далее. То есть это еще раз подтверждает то, что расходы на зарплату гендиректору — единственному учредителю можно учесть в налоговых расходах.

И все же нужно учесть, что при проверке ИФНС может не согласиться с такими выводами и данную позицию придется отстаивать в суде. Но положительная для налогоплательщика судебная практика есть (постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.10.2007 № А42-5270/2006, Восточно-Сибирского округа от 10.10.2007 № А33-15270/06-Ф02-6504/07, Северо-Западного округа от 23.04.2010 по делу № А13-5979/2009).

О. О. Кружилина, для журнала «Практическая бухгалтерия»

Помощь в решении практических ситуаций

В журнале «Практическая бухгалтерия» с 2001 года публикуются статьи с конкретными решениями и рекомендациями. Теперь издание доступно еще и в электронном виде.

С ответом на популярный вопрос: «Может ли бывший генеральный директор стать управляющим ИП? И как все сделать красиво?» Конечно же, на опыте свеженького судебного решения. Мало ли, что поменялось… Но этот вопрос находится на втором месте в рейтинге часто задаваемых.

С завидной регулярностью читатели спрашивают: «А может ли учредитель быть управляющим ИП?» Ответ кроется в Постановлении АС Северо-Западного округа от 30.08.2018 года по делу №А66-11895/2017 : «Нет, нет и еще раз нет». Особенно «нет», когда все понарошку… Когда нет предела наглости, когда управление, которое сложно назвать управлением, существует только на бумажках. И то не на всех… Когда учредитель-управленец получает баснословные деньги, и ценность которого в 132 раз больше всех сотрудников вместе взятых.

Итак, ближе к делу № А66-11895/2017. Начнем по порядку. Спустя 5 месяцев после регистрации в качестве юрлица, общество приняло решение о передаче полномочий единоличного исполнительного органа Управляющему ИП. Конечно же, в целях повышения эффективности управления. Кому? Учредителю – единственному участнику и по совместительству генеральному директору компании. Почву подготовили заранее: за пару месяцев до «смены руководства» учредитель-директор оформил ИП. Одним днем перестал существовать гендир и появился управляющий индивидуальный предприниматель.

Итак, какими правами и обязанностями был наделен новый исполнительный орган?

Управлять компанией (руководить, представлять интересы общества, принимать решения, выдавать доверенности, издавать приказы и т.д.);
Ежегодно предоставлять отчет о проделанной работе по требованию участников общества (т.е. требовать отчет у самого себя, точнее отчитываться перед самим собой);
Ежегодно получать вознаграждение не менее 6 000 рублей, но не более 45% от валовой прибыли общества. По согласованию сторон могут производиться авансовые платежи.

Итого за 2 года управляющий заработал 53,3 млн руб. (40% от валовой прибыли). Ну, как заработал? Компания учла в составе расходов по налогу на прибыль всю сумму вознаграждения, а по факту перечислила ИП только 9,9 млн руб. В свою очередь, управляющий в соответствии с пунктом 1 статьи 346.17 НК РФ не отразил начисленное вознаграждение в полном объеме при расчете налога по УСН… Вот такая путаница… Явно неспроста. И налоговая выяснила, почему неспроста. И почему присутствует необоснованная налоговая выгода:

Взаимозависимость общества и управляющего ИП;
Регистрация ИП незадолго до заключения договора управления обществом;
Поступление на расчетный счет ИП денежных средств за оказанные услуги только от общества;
Длительная просрочка оплаты услуг управляющего;
Отсутствие отчетов о проделанной работе по управлению компанией;
Отсутствие конкретизации в актах оказанных услуг: «какие конкретно действия осуществлены управляющим за отчетный период, из их содержания невозможно определить фактический объем и характер проделанной управляющим работы» .

Налоговики рассуждали логически: «Ты владелец ООО, и ты руководишь этим ООО, являясь управляющим ИП. Во-первых, обоснуй, почему ты сам себе передал полномочия? Во-вторых, почему ты не можешь выплатить себе вознаграждение? Ведь ты же, как ни крути, главный везде… В-третьих, покажи, а в чем отличия между твоими функциями как гендиретора, и как управляющего ИП?» Разумных причин и истинных целей ни суд, ни инспекция не услышали…

К тому же, управляющий оказался очень ценным (от слова «цена»). Ценней всех сотрудников вместе взятых. Его вознаграждение в 132 раза превышало фонд оплаты труда всех работников общества и 6 раз превышало размер чистой прибыли : «При этом судами отмечено, что в спорный период штатным сотрудникам Общества заработная плата была установлена в пределах 6000 руб., утверждение заявителя о том, что целью заключения договора было стимулирование управляющего на более эффективное руководство, поскольку размер его вознаграждения установлен в зависимости от показателей хозяйственной деятельности Общества, неосновательно. Как указали суды, вознаграждение управляющего, являющегося одновременно единственным участником Обществом, в 6 раз превышало размер чистой прибыли Общества (8 534 000 руб.) и в 132 раза фонд оплаты труда всех работников заявителя (402 448 руб.)».

Судьи согласились с инспекцией, заключение договора управления не имело разумной деловой цели и намерений получить экономический эффект, а было направлено лишь на минимизацию налоговых обязательств общества.

Юлия Баранова

Юрист и старший налоговый консультант «Туров и партнеры»:

Своим клиентам я неоднократно повторяю о невозможности заключения договора управления ООО, если ее единственный учредитель собирается стать управляющим ИП. Это идет вразрез с нормами Гражданского кодекса РФ.

С юридически-технической точки зрения данный договор на управление обществом будет подписываться, по сути, одним и тем же физическим лицом. Тем более, основываясь на представительском статусе единственного учредителя для своего общества, сделка будет считаться недействительной:

П. 3, ст.182 ГК РФ :

«Представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев, предусмотренных законом».

Такой статус учредителя подтверждает и судебная практика. Суд кассационной инстанции отметил, что по смыслу статей 179 (в редакции до 01.09.2013) и 182 ГК РФ положение лица, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, и положение представителя во многом аналогичны (Пункт 10 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 10.12.2013 №162 ).

Сделки, совершенные единоличным исполнительным органом или другим представителем юридического лица в отношении себя лично либо в отношении другого лица, представителем (единоличным исполнительным органом) которого он одновременно является, могут быть оспорены в соответствии с общими правилами, предусмотренными статьей 173.1 и пунктом 3 статьи 182 ГК РФ (Постановление Пленума ВАС РФ от 16.05.2014 №28 «О некоторых вопросах, связанных с оспариванием крупных сделок и сделок с заинтересованностью» ).

Но в данном случае, это еще полбеды. Вознаграждения управляющего были необоснованно завышены. Плюс, не было никакого подтверждения факта и объема оказания таких услуг, т.к. отсутствовали отчеты и акты оказанных услуг.

Уважаемые предприниматели, хотелось бы в который раз вам напомнить о том, что в основе любой оптимизации лежит не только налоговая выгода, но и реальность оказания услуг и их подтверждение правильным документооборотом.

Кстати, как внедрить управляющего ИП, как работать, как отчитываться, сколько платить и как грамотно рассчитать вознаграждение + подборка судебной практики + пошаговая индукция + вся-вся-вся необходимая документация… Все это содержится в комплекте внедрения «Управляющий ИП» . Юристы компании «Туров и партнеры» учли все нюансы, даже самые мелкие, которые в том числе могут сыграть злую шутку с теми, кто занимается «самодеятельностью». Заказывайте и внедряйте.

ЗАКАЗАТЬ КОМПЛЕКТ «УПРАВЛЯЮЩИЙ-ИП»

«Один в поле не воин» — эта народная мудрость полностью применима и для бизнес среды. Там где сил одного человека будет недостаточно, несколько людей могут спокойно достигать поставленных целей.

Потому большинство юридических лиц представляют собой различного масштаба и внутренней архитектуры объединения лиц физических, или попросту — граждан.

С позиции законодательства, такой вот гражданин-участник юридического лица и есть Учредитель (fondateur, promoter, grunder).

Определение понятия «Учредители» юридического лица

Статус Учредителей различных форм организации юр. лиц имеет свою специфику. Наиболее характерные моменты рассмотрим на примере Общества с ограниченной ответственностью (сокращённо — ООО).

Для России такая организационно-правовая форма коммерческих организаций привычна — она распространена из-за удобства и простоты. Это объединение нескольких субъектов с целью использовать совместно свои ресурсы и возможности, прилагая объединённые усилия в направлении получения коммерческой выгоды.

Учредителем может выступить как физическое, так и юридическое лицо, в том числе — и нерезиденты (здесь есть ограничения по долям участия и видам деятельности ООО, например — средства массовой информации).

Законодательство РФ чёткого определения «учредитель» не даёт, однако описывает его права и обязанности. Понятие применимо только во время учреждения ООО, потом чаще используется тождественный термин «участник».

Факт признания лица Учредителем ООО имеет немалое практическое значение.
По законодательству ряда стран он несёт не только имущественную, но даже уголовную ответственность за результаты деятельности фирмы.

Основные и дополнительные права

Федеральный закон №14 «О гос. регистрации юр. лиц и индивидуальных предпринимателей» к неотъемлемым (основным) правам Участника (Учредителя) юридического лица относит:

распределение полученной в процессе деятельности фирмы прибыли;
получение всесторонней и достоверной информации обо всех направлениях деятельности компании;
доступ к её документации, в т. ч. бухгалтерской и налоговой отчётностям;
принятие управленческих решений касательно работы предприятия;
продажа принадлежащей доли соучредителям или третьему лицу (Устав может это запрещать);
выйти из состава учредителей через отчуждение своей доли Обществу;
получить причитающуюся часть имущества юр. лица (в случае его ликвидации).

Учредителю могут расширить права, зафиксировав их в Уставе или в Учредительном договоре Общества.

Расширение прав может проводиться единогласным Решением Общего собрания Учредителей.
Ограничение дополнительных прав — не менее чем две трети голосов и только если ограничиваемый в правах Участник тоже голосует «за».

Особо внимательно стоит изучать полномочия Органов управления (особенно — собственникам небольшой доли уставного фонда). Например, право заключать сделки на крупные суммы с согласия Учредителей, владеющих суммарно более 60% УФ, может поставить собственника 20% УФ перед фактом получения компанией (в лице директора, с согласия остальных Учредителей) кабального банковского кредита, угрожающего бизнесу банкротством.

Какие обязанности есть у Учредителя

Где есть права — там есть и обязанности, и у Учредителя они таковы:

своевременно внести определённую долю в Уставный фонд;
не распространять информацию о хозяйственной деятельности Общества (как коммерческой, так и общего характера), сохраняя конфиденциальность.

Расширить этот перечень можно Решением Общего собрания учредителей — но исключительно при письменном согласии Участника, на которого эти обязанности предлагается возложить.

В законодательстве РФ нет ясного определения понятию «учредитель».

А какова его ответственность

Участники не отвечают полностью по всем обязательствам Общества с ограниченной ответственностью . Риск связанных с деятельностью общества убытков они несут в размере принадлежащих каждому из них долей.

На практике это означает, что даже при самой сокрушительной финансовой неудаче, Учредитель Общества рискует лишь своим первоначально вложенным имуществом.

Привлечь Участника к выплате долгов компании всё же возможно — через механизмы субсидиарной ответственности.

Главным условием осуществления хозяйственной деятельности в нашей стране является создание предприятия. На этом этапе для каждого предпринимателя важным становится вопрос выбора формы собственности для бизнеса. Многие из них останавливаются на открытии общества с ограниченной ответственностью.

Кто может быть Учредителем ООО

Согласно действующему законодательству, участниками (учредителями) общества с ограниченной ответственностью могут быть:

совершеннолетние, дееспособные физические лица – граждане РФ;
иностранные граждане (включая лиц без гражданства);
российские и зарубежные юридические лица.

Для каждого состава учредителей существует свой порядок регистрации предприятия и свои нюансы:

Если участники общества с ограниченной ответственностью - юридические лица, они обязаны в течение месяца со дня начала участия поставить в уведомление об этом факте налоговую инспекцию.
Если учредителем собирается стать иностранный гражданин, то для начала он должен получить все необходимые документы, которые позволяют ему находиться и работать на территории России. Такими бумагами становятся виза и разрешение на работу в РФ, которое выдается миграционным ведомством. Все копии удостоверений личности необходимо переводить на русский язык и заверять нотариально.

В решении или договоре об учреждении (в зависимости от того, кто является участником - единолично физическое лицо или юридические лица) определяется срок, на протяжении которого оплачивается доля в . Он не может превышать одного года с момента государственной регистрации.

Если это обязательство не выполнено, то применяются следующие санкции:

неоплаченная доля переходит к предприятию - в случае неполной оплаты в установленные сроки;
штраф (пеня), если это предусмотрено договором об учреждении;
Учредитель имеет право голоса на Общих собраниях участников пропорционально оплаченной доли;
Солидарная ответственность в пределах невыплаченной части капитала.

Кто не может быть учредителем ООО

Законодательством РФ четко установлено, кто не может входить в состав учредителей ООО:

Военнослужащие;
Должностные лица госуправления;
Депутаты Государственной Думы;
Члены Совета Федерации;
Государственные служащие;
Государственные органы (за исключением случаев, предусмотренных законодательством);
Органы местного самоуправления (по умолчанию).

Не может быть единственным учредителем и другое хозяйственное предприятие, если оно состоит только из одного лица.

Количество учредителей

Общество с ограниченной ответственностью может учреждаться одним лицом. В этом случае в ООО будет единственный учредитель. Оно может быть учреждено любым количеством физических и юридических лиц, количество которых не должно превышать 50.

Если участников становится больше, предприятие обязано в открытое акционерное общество или производственный кооператив. При нарушении этой нормы проводится принудительная ликвидация на основании ст.ст. 61 и 88 Гражданского Кодекса РФ. Инициатива исходит либо от ФНС, либо от органов местного самоуправления.

Единственный участник ООО

Законодательство предусматривает право одного лица быть учредителем. Впоследствии это и будет единственный участник ООО. Ограничение установлено только для юридического лица, которое имеет в своем составе одного участника. В этом случае ему запрещено единолично учреждать ООО. Касательно физических лиц ограничений не установлено. Единственным учредителем может стать как дееспособный гражданин России, так и иностранное лицо.

Особенности учреждения ООО единолично такие:

Создание юридического лица, изменения, все назначения и т.п. оформляются не Протоколами, а Решением единственного участника.
Отсутствует Договор об учреждении Общества.
Один учредитель имеет право одновременно исполнять обязанности и главного бухгалтера.
ООО с одним учредителем может быть зарегистрировано на домашний адрес генерального директора. Срок полномочий руководителя устанавливается как бессрочный.

Единственный участник Общества не может выйти из состава предприятия. Если необходимо провести его замену, то это происходит одним из таких способов:

Отчуждение доли через сделку купли-продажи, после которой происходит перерегистрация юридического лица: вносятся изменения в устав, которые утверждаются в налоговой инспекции.
Введение нового лица, которое покупает у единственного участника частично его долю, после чего последний выходит из Общества.
, после чего вводится новый участник с дополнительным вкладом, которому передается 100% части.

Продажа доли при единственном участнике происходит через договор купли-продажи, который заверяется нотариально. Затем назначается Генеральный Директор, который проводит изменения в учредительные документы. Госрегистратору подается заявление установленной формы, вносятся изменения в Единый Государственный Реестр юридических лиц.

Два учредителя

Если у ООО есть два учредителя, то Устав юридического лица четко распределяет порядок их взаимодействия. В документе прописывается возможность свободного , механизмы , указывается право первоочередного выкупа части выбывшего, расписывается порядок формирования цены на долю, возможность отчуждения ее третьим лицам, сроки и порядок выплаты стоимости.

Новый участник ООО

Новый участник может войти в состав Общества двумя способами:

Внести вклад в уставной капитал через процедуру его увеличения . В этом случае заинтересованное лицо подает заявление о принятии, где указывается размер вклада, сроки его внесения, размер той доли уставного капитала, которую новый участник ООО желал бы иметь. Согласие на принятие нового участника путем увеличение уставного капитала принимается единогласно решением Общего собрания. Одновременно принимается решение о внесении изменений в учредительные документы, которые должны быть зарегистрированы в установленном законом порядке не позднее шести месяцев.
Выкупить долю участника Общества . Договор купли-продажи необходимо заверять нотариально.

Ответственность учредителя

Учредитель несет ответственность по обязательствам Общества в пределах доли в уставном капитале. Существует и исключение: если на момент начала процедуры банкротства у предприятия недостаточно имущества для покрытия долгов, на учредителей может быть возложена субсидиарная ответственность.

Даже если в уставе предприятия этот пункт не прописан, учредители будут нести ответственность наряду с должником. Для этого необходимо доказать, что банкротство предприятия наступило вследствие их вины. К таким действиям относятся решения, которые противоречили:

принципам разумности и добросовестности;
положениям устава;
нормам законодательства.

Как свидетельствует практика, вменить субсидиарную ответственность учредителям ООО пока не представляется возможным.

В качестве подотчетного лица в компании может выступать любой сотрудник, включая и генерального директора, даже если он является единственным учредителем. Главное при этом правильно оформить выдачу и потребовать с него предоставления авансового отчета и подтверждающих документов. В статье рассмотрим может ли учредитель быть подотчетным лицом и порядок выдачи ему денежных средств.

Может ли учредитель быть подотчетным лицом

Директор организации, даже если он является единственным учредителем – это сотрудник компании, а значит по операциям с наличными он также обязан отчитываться перед организации путем предоставления авансового отчета.

Заявление на выдачу подотчетных денежных средств учредителю

Если руководителю необходимо получить под отчет деньги, то от него необходимо получить заявление по каждой получаемой сумме. Формулировка в заявлении генерального директора будет такой же, как и в заявлении обычного работника. Отличие заключается только в том, что визировать этот документ не потребуется. Заявление директор пишет на имя кассира, либо иного лица, ответственного за кассовые операции. В том случае, если подотчетные денежные средства переводятся на карту сотруднику, то в заявлении ему потребуется указать реквизиты карты. если в организации разработан шаблон заявления, то следует предусмотреть такое поле для реквизитов.

Таким образом, в заявлении должны указываться:

денежная сумма, которую запрашивает сотрудник;
период времени, на который выдаются деньги;
дата и подпись руководителя.

Важно! В подотчет выдать можно сумму любого размера и на любой срок, если это одобрено руководителем.

Для удобства всех сотрудников в компании лучше разработать бланк заявления на выдачу подотчетных средств. Тогда работники при получении денежных средств будут быстро заполнять его, причем и в случае перечисления средств на карту. Приведем пример такого заявления:

В организации можно использовать такой бланк или разработать собственный. Оформляется такое заявление при любой выдаче подотчетных денежных средств сотрудникам, в том числе и руководителю. Каких либо исключений для него не предусмотрено. Но для руководителя можно предусмотреть несколько иные формулировки, например, «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства …», а не «Прошу выдать». Такая формулировка будет более корректна, так как сам у себя руководитель не может запрашивать деньги. Помимо этого в заявлении следует предусмотреть только одном место для подписи – для директора. Такая подпись будет также являться и разрешающей.

Для банковских реквизитов следует предусмотреть место для наименования банка, БИК, корсчета, ИНН/КПП, номера лицевого счета. К авансовому отчету в этом случае работнику нужно будет приложить документы, которые будут подтверждать, что оплата производилась данной картой.

Также в заявлении нелишним будет предусмотреть поле, содержащее сведения об отсутствии долга у сотрудника по ранее выданным денежным суммам. То есть денежные средства могут быть выданы только в том случае, если работник уже отчитался по предыдущим суммам. В противно случае деньги не могут быть перечислены. Если компания игнорирует это требование, то ей грозит штраф на основании статьи 15.1 КоАП РФ на сумму от 40 000 до 50 000 рублей, предпринимателю – 4000 – 5000 рублей.

Срок отчета по подотчетным суммам

Сотрудники обязаны отчитаться по подотчетным средствам не позднее 3 дней с момента истечения срока, на которых деньги были выданы. Либо в трехдневный срок с момента возвращения работника из командировки, если подотчетные деньги выдавались на нее. При этом учитываются именно рабочие дни. Предположим, что сотрудник из командировки вернулся в пятницу. Это означает, что крайний срок для предоставления им авансового отчета – это среда, а не понедельник.

Подотчетное лицо обязано составить авансовый отчет и предоставить его в бухгалтерию. К отчету прикладываются документы, которые подтверждают расход денег. Это могут быть чеки, накладные, акты и др. документы. Без таких документов авансовый отчет не может быть утвержден, иначе подотчет будет считаться доходом сотрудника.

Также важно следить за сроками, в которые сотрудники отчитываются по полученным средствам. Если они это сделают не вовремя, то выданные средства будут считаться задолженностью и их потребуется удержать из зарплаты. Если долг не взыскивать, то он будет считаться доходом сотрудника, а значит на него нужно будет начислить страховые взносы. Однако, если после этого подтверждающие документы работник все же предоставит, то страховые взносы потребуется вновь пересчитать.

Конечно, такая процедура будет довольно хлопотной, поэтому за сроками по подотчету следует следить и если они заканчиваются, то от работника нужно требовать отчет и подтверждающие документы.

Дополнительные требования Минфина предъявляет для подотчетных средств, перечисленных на карту сотрудника.Условия о том, что средства могут перечисляться на карту должны быть прописаны в учетной политике компании для целей бухучета. Хотя напрямую такое требование законодательство не предусматривает, как и нет последствий за их несоблюдение. Однако, для того, чтобы избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов, лучшим будет предусмотреть такие условия в учетной политике. Причем, даже если деньги под отчет выдаются только наличными, в учетной политике прописать лучше и то, что их можно перечислять на карту. Компанию это ни к чему не обяжет, а при необходимости не нужно будет вносить изменения в учетную политику.

Заключение

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Руководитель нашей компании является подотчетным лицом. Должен ли он предоставлять авансовый отчет, в какой срок и может ли он этот срок изменить? Ведь по сути он отчитывается перед собой.

Ответ: Как и любой другой работник, директор, даже будучи учредителем обязан отчитаться по полученным подотчетным средствам. То есть он должен подать авансовый отчет в течение 3 дней с момента окончания срока, на который эти деньги были выданы. Увеличить срок для отчета руководитель не вправе. Он может только установить более длительный срок, на который денежные средства ему выдаются. Это срок ему потребуется прописать в заявлении и приказе.

Вопрос: Наша компания выдает небольшие суммы в подотчет, обычно они не превышают 15 тыс. рублей. Но директор планирует купить за наличные товар на крупную сумму более 100 тыс. рублей. Можем ли мы выдать ему такую сумму денег в качестве подотчетных?

Ответ: Можете, причем это не зависит от того является ли подотчетное лицо директором или нет. Суммы, которые можно выдавать под отчет руководитель определяет самостоятельно, это должно указываться в заявлении на выдачу денег и в приказе на выдачу. Кроме того, физлицо вправе заплатить наличными другой фирме на сумму превышающую 100 тыс. рублей. Поэтому никаких препятствий для этого нет.