Главная · Болезни желудка · Должностные обязанности администратора офиса. Должностная инструкция администратора

Должностные обязанности администратора офиса. Должностная инструкция администратора

Администратор — достаточно универсальная профессия. Для того, чтобы попробовать себя в ней, не нужно обладать глубокими знаниями какого-то узкого профиля. Главные качества для начинающего специалиста подобного рода — это:

  • общительность и умение легко ладить с людьми;
  • способность грамотно говорить;
  • внимательность;
  • эмоциональная устойчивость;
  • интерес к делу, стремление относиться к нему неформально.

Обладание перечисленными чертами позволит легко сориентироваться в обязанностях, которые диктуются своеобразием организации — будь то стоматологическая клиника или спортивный клуб.

Впрочем, нет правила без исключений: в некоторых престижных компаниях к администраторам предъявляются довольно строгие требования — безукоризненное знание иностранных языков и определенных законодательных актов, наличие высшего экономического либо менеджерского образования и т.п.

Основные обязанности администратора

Администратор, по сути, является распорядителем. Конкретный круг его обязанностей напрямую зависит от типа учреждения. В распорядителях нуждаются:

  • гостиницы и отели;
  • крупные магазины;
  • кафе и рестораны;
  • фитнес-центры;
  • частные клиники;
  • косметологические салоны;
  • развлекательные клубы.

Специалист, как правило, взаимодействует и с клиентами, и с младшим персоналом. Например, администратор ресторана отвечает не только за прием гостей и организацию банкетов, но и за обучение новичков. Ему приходится заниматься и оформлением документов — заполнением отчетности, ведением инвентаризации, составлением графиков занятости и отпусков.

Сотрудник, работающий в магазине, обязан практически постоянно находиться в торговых залах. Для него обычно бывает обустроено отдельное место, однако на практике ему редко удается скучать за стойкой: надо и принять товар, и проследить за тем, правильно ли продавцы разложили полученную продукцию на полках, и ответить на вопросы покупателей.

Администратор клиники обслуживает в первую очередь посетителей — отвечает на телефонные звонки, заводит индивидуальные карты, принимает плату за прием. Также ему приходится выполнять поручения руководства — отправлять факсы, разбирать корреспонденцию. Трудясь в медучреждении, поневоле приходится знакомиться с азами медицины — важно отчетливо понимать, какими компетенциями располагает каждый доктор или диагност.

Постоянный контакт с людьми, причем часто недовольными и настроенными на конфликт — пожалуй, самый существенный минус профессии . Даже в тех случаях, когда по-человечески следовало бы ответить на чьи-то претензии резко, администратор обязан оставаться вежливым и улыбчивым.

Рабочий день распорядителя чаще всего совпадает с рабочим днем компании : администратор утром открывает зал, а вечером запирает его. В тех случаях, когда фирма не закрывается по ночам (например, бар) составляется сменный график.

Перспективы трудоустройства и карьерного роста

Востребована ли профессия администратор?

Вполне. В кадрах данной специализации заинтересована очень значительная доля российских нанимателей. На нашем сайте регулярно обновляются , смотрите их. Если вы уже представляете, в учреждении какого типа хотите работать, обратите внимание на подборки свежих вакансий для распорядителей.

Администратор — очень ответственная и важная должность, присутствующая почти в каждом серьезном и развивающемся проекте. При этом далеко не все четко понимают, чем же таким занят администратор, что он делает, за что получает зарплату от нанимателя (часто, владельца проекта)?

Особенности работы администратора

Фактически от качества и профессионализма деятельности администратора напрямую зависит доходность и прибыльность проекта. Это сложная работа, подразумевающая, что специалист понимает происходящие внутренние процессы, способен грамотно контролировать работу своих подчиненных, направляя их действия и поступки в нужное русло, выгодное интересам компании.

Для того, чтобы устроиться на должность администратора (например, компьютерного клуба) вовсе не обязательно иметь высшее образование. Хотя более серьезные и крупные организации на роль администратора вряд ли согласятся взять «человека с улицы» без должного образования и диплома.

В целом, администратор проекта — руководящая должность, которая оговаривается в индивидуальном порядке и зависит от рода деятельности производства или предприятия, проекта или виртуального представительства.

В любом случае администратору приходится решать кадровые вопросы, участвую в назначениях сотрудников проекта, общаясь с каждым подчиненным в отдельности.

К желательным качествам характера «идеального» администратора можно отнести:

  • доброжелательность
  • умение общаться с разными людьми
  • грамотность (речь и письмо)
  • профессионализм (касательно специфики деятельности).

Как стать администратором

Для прохождения на вакансию администратора рекомендуется ознакомиться с темой работы по максимуму. Сегодня для этого имеются все средства и возможности. Так, администратору не помешает:

  • пройти обучающие курсы;
  • принять участие в тренингах по общению с клиентами и сотрудниками;
  • повысить свою квалификацию с помощью специальной литературы и учебников;
  • досконально разобраться в товарах или услугах, предоставляемых проектом работодателя;
  • научиться разбираться в маркетинге и торговле.

Идеальный администратор: какой он?

Хороший администратор в состоянии решить любые спорные вопросы со стороны клиентов или подчиненных, предлагая компромиссные решения, которые устроят обе спорящие стороны. Работа с возражениями — еще один частый пункт в деятельности администратора, с которым приходится сталкиваться практически каждый день.

При этом администратор ресурса никогда не совершает действий или поступков, идущих вразрез внешним и внутренним выгодам компании.

Администратор также обязан уметь отстаивать интересы того проекта, в котором участвует, и это требование распространяется на самые разные области.

Например, администратор меняет людей, не соответствующих занимаемым должностям, людей, не способных решить поставленные задачи. Интересы компании — это самый важный показатель для человека, ее представляющего!

В целом, работы у администратора хватает! И именно благодаря этому данная деятельность хорошо оплачивается. На зарплату так же оказывает влияние специфика работы, уровень ответственности, широта полномочий администратора.

Квалификационные требования
Старший администратор: неполное высшее образование (младший специалист) и стаж работы по профессии администратора не менее 1 года или полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование и стаж работы по профессии администратора - не менее 2 лет. Администратор: неполное высшее образование (младший специалист) или полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование. Без требований к стажу работы.

Знает и применяет в деятельности: постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы и руководящие материалы, касающиеся организации предприятия; организационную структуру управления предприятия; права и обязанности работников, режим их работы; правила и методы организации процесса обслуживания посетителей; ассортимент реализуемых услуг; основы маркетинга; принципы планирования и оформления помещений, витрин, организации рекламы; основы эстетики, этики, психологии и обслуживания посетителей; основы экономики, организации труда и управления; основы законодательства о труде.

Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей. Создает для них комфортные условия. Осуществляет контроль за сохранностью материальных ценностей. Консультирует посетителей по вопросам имеющихся услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и предпринимает соответствующие организационно-технические действия. Осуществляет контроль за рациональным оформлением помещений, следит за обновлением и состоянием рекламы в помещениях и в здании. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях и на прилегающих к ним территориях. Контролирует соблюдение работниками предприятия, учреждения, организации (далее - предприятие) трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, противопожарной защиты. Информирует руководство об имеющихся недостатках в организации обслуживания посетителей, принимает меры по их устранению, осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства предприятия.

Профессия администратора достаточно новая. Свое интенсивное развитие и формирование она получила в связи с быстрым прогрессирование рыночной экономики и рыночных процессов в обществе. И если на первых этапах для трактовки понятия «администратор» применялось лишь определение – должность, то сейчас администрирование стало отдельной отраслью менеджмента, и появилась профессия «Администратор».

Специфика профессии

Стоит отметить, что администрирование – весьма общее название деятельности, которую может осуществлять специалист. Поэтому при получении образования или же непосредственно в ходе поиска работы, важно изучить отрасль или сферу деятельности, желаемую для получения. На практике, это выглядит так: на работу администратором в Новосибирске требуется не просто администратор, а администратор, например, на производство или администратор в спортивный клуб. Понятно, что функциональные обязанности в обоих вариантах хоть и будут схожи, но потребуют от соискателя различных специфических знаний и навыков.

Должностные обязанности:

Организация бесперебойной работы объекта;

Контроль трудовой дисциплины;

Решение в оперативном режиме возникающих вопросов и конфликтов;

Работа с поставщиками; осуществление внешних контактов;

Консультирование персонала, осуществление мер по адаптации новых сотрудников;

Осуществление деятельности, направленной на сохранение и бережное использование материально – технических ценностей;

Составление плановых и фактических отчетов;

Систематический отчет перед руководством;

Работа с контролирующими и проверяющими органами.

Необходимые знания:

Юридическая и правовая основы осуществления конкретного вида деятельности;

Производственные процессы и их специфика;

Статут и устав предприятия;

Должностные инструкции персонала;

Правила ведения документооборота;

Финансовые аспекты взаимодействия с партнерами;

Психология;

Трудовое законодательство;

Основы конфликтологии.

Стоит отметить, что в работе грамотного администратора важны знания в области специализации и профиля работы компании. Именно поэтому, так часто в требованиях к кандидату в вакансиях указывается стаж работы в определенной области.

Получение данной профессии возможно в Вузах на факультетах и кафедрах общего и административного менеджмента. Кроме того, повышение квалификации и обучение можно пройти на специализированных курсах и семинарах, после чего вопрос: где найти работу больше не будет вас беспокоить. Хорошее место гарантировано.

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.