Переходим с обычной подписи на электронную: преимущества и нюансы. Электронная цифровая подпись: преимущества, отличия от обычной электронной Преимущество нашей эцп от компании

Электронная отчётность в России появилась около 10 лет назад. За прошедший период у бухгалтеров было много возможностей оценить её преимущества. С каждым годом количество компаний, сдающих отчётность в электронном виде, увеличивается в геометрической прогрессии. На сегодняшний день электронная отчётность - свидетельство эффективной работы компании и показатель уровня квалификации бухгалтера. Но если заверение отчётов электронной подписью стало уже привычным для российских компаний, то использование облачной электронной подписи - относительная редкость.

Давайте сравним возможности использования «традиционной» и облачной электронной подписи по нескольким параметрам: необходимость программного обеспечения, безопасность передачи данных и стоимость.

Традиционная электронная подпись требует обязательной установки специальной программы. При этом, заверить отчётность электронной подписью можно будет только на том компьютере, где установлено необходимое ПО. Кроме того, в российской действительности достаточно часто возникают ситуации, когда ключ электронной подписи вступает в конфликт с ключом от интернет-банка. В подобной ситуации компания вынуждена использовать специально выделенный компьютер для отправки электронной отчётности. Программное обеспечение для традиционной электронной подписи, как любое ПО, требует периодического обновления и затрат на обслуживание.

Необходимость устранения указанных недостатков и возможности высоких технологий позволили создать облачную электронную подпись. В отличие от традиционной ЭП, облачная - не требует установки на компьютер программного обеспечения и криптографии. Удостоверяющий центр выпускает электронную подпись и размещает её в своей сертифицированной защищенной ячейке (облаке). Доступ к этой ячейке есть только у владельца подписи с помощью sms, которое приходит на мобильный телефон. Поскольку вся информация о доступе к облачной электронной подписи хранится на облачном сервере в удостоверяющем центре, бухгалтер может ставить подпись иотправлять электронные отчёты с любого компьютера, планшета, смартфона или даже с мобильного телефона, имеющего доступ в интернет. Несомненным преимуществом облачной электронной подписи является отсутствие затрат на покупку программного обеспечения, его поддержку и обновление. Эта технология также применяется во многих интернет-банках.

Несмотря на то, что облачная электронная подпись ещё достаточно новое понятие для российской бухгалтерии, успешный опыт внедрения новых технологий уже накоплен. Первой на российском рынке внедрила облачную электронную подпись с использованием одноразовых паролей по sms интернет-бухгалтерия «Моё дело», совместно с удостоверяющим центром «Калуга Астрал». На сегодняшний день с помощью облачной ЭП уже сдано более 100 тысяч бухгалтерских отчётов.

«За два года работы, сервисом воспользовалась не одна тысяча организаций, которые оценили его удобство, доступность и дружественность для пользователя»,- говорит Игорь Чернин, директор компании «Калуга Астрал». «Сервис повысил привлекательность электронного способа сдачи отчётности для малых предприятий и ИП. Технические решения в области платформенной разработки и в области использования «облачной» ЭП, которые были реализованы в рамках сервиса, легли в основу многих аналогичных продуктов работающих сейчас на рынке».

Преимущества облаков оценили и другие участники рынка. К примеру, компания КРИПТО-ПРО, занимающая лидирующие позиции по распространению средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи, создала новый программно-аппаратный криптографический модуль «КриптоПро HSM». Хотя пока этот сервис для отчётности не применяется, движение уже есть и есть надежда, что через пару лет о традиционной электронной подписи можно будет забыть в тех местах, где нет в ней стопроцентной необходимости.

Электронная цифровая подпись - надежная защита интересов любых категорий граждан

Сфера бизнеса подверглась влиянию цифровых технологий и технического прогресса также, как и многие другие отрасли человеческой деятельности. Помимо архивов и отчетов, представленных в цифровом виде, в современном деловом мире все чаще можно услышать такое понятие, как "электронная цифровая подпись", благодаря присутствию которой можно существенно расширить спектр возможностей владельцев предприятий и их доверенных лиц.

Что это такое?

В отличие от обычной подписи, представленной в электронном виде на документе, электронный цифровой аналог является реквизитом, полученным путем криптографического преобразования информации. Активация такого инструмента возможна только при условии использования закрытого ключа, что повышает уровень надежности и защищенности подписи. Благодаря данному моменту внести несанкционированные изменения в реквизит просто невозможно.

Использовать ЭЦП в повседневной жизни могут как физические, так и юридические лица. Первым это дает возможность поучаствовать в виртуальных торгах, заключить контракт с проверенными партнерами, не покидая стен офиса, а также решить массу других вопросов. Что касается второй категории граждан - ЭЦП в данном случае существенно упрощает решение житейских вопросов. К примеру, используя такой реквизит, можно быстро записаться через Сеть на прием к врачу, отправить заявление на поступление в ВУЗ, подать запрос в ЖЭК и так далее.

Получение электронной подписи для юридических лиц или ИП , а также для физических лиц должно осуществляться в специальных сертифицированных центрах. В противном случае заказчик рискует получить на руки ЭЦП, не имеющую юридической силы или легко подделываемую.

Преимущества ЭЦП

Использование ЭЦП имеет целый ряд преимуществ

Надежность. Подпись, полученная в сертифицированном центре, не может быть подделана ни при каких условиях. Соответственно, в данном случае клиент получает полную гарантию защиты личных данных и интересов.

Экономия времени. Используя инструмент, можно быстро решить требуемые вопросы самостоятельно или, передав полномочия третьим лицам. Главное - чтобы вместе с подписью гражданину был передан и ключ.

Гарантия защиты интересов. Владелец подписи не может отказаться от нее, поскольку для ее активации предусмотрено использование ключа.

Узнать больше об особенностях использования ЭЦП или заказать реквизит и ключи для него можно, связавшись со специалистом сертифицированного центра.

О таком понятии как электронная подпись слышали сегодня многие из нас. Но не все понимают, что она собой представляет, и с какой целью используется.

Попробуем разобраться.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись является реквизитом цифрового формата, который используется для подтверждения подлинности и целостности электронного документа.

Появление данного элемента обусловлено стремительным развитием электронного документооборота. ЭЦП (или же электронно-цифровая подпись) появилась достаточно давно – еще в 1976 году.

Разумеется, с развитием компьютерных технологий и сетей подпись преображалась и усложнялась. И сегодня многие политики, бизнесмены и просто активные пользователи сети используют этот элемент.

Электронная подпись представляет собой реквизит документа, созданный посредством использования специальных криптографических методов шифрования и так называемого закрытого ключа.

Криптография используется для обеспечения достоверности подписываемых данных, а также дает гарантию надежности источника информации о человеке, использовавшем ЭЦП. Помимо этого использование криптографии гарантирует конфиденциальность – сторонний пользователь ваш документ прочитать не сможет.

Закрытый ключ используется владельцем электронной подписи для шифрования письма. Помимо этого существует также ключ открытый – он предоставляется получателю письма для его расшифровывания.

Электронная подпись может содержать минимальный набор информации об ее владельце:

Дата, когда была сформирована подпись.
Информация о лице, которое ее сформировало (чаще всего это должность и отношение к документу).
Название файла открытого ключа.

Помимо этого ЭЦП может содержать дополнительную информацию, касающуюся документа, графическое изображение подписи отправителя, комментарии и заметки.

Как создается подпись?

Для создания электронной подписи необходимо иметь сертификат и установить некоторое программное обеспечение. Получение сертификата возможно при обращении в специальный удостоверяющий центр.

Здесь потребуется предоставить некоторую информацию:

Паспорт.
Нотариально заверенный документ, подтверждающий право подписывать деловую документацию (для его получения может потребоваться заявление от руководителя компании).
Заявление от получателя подписи.
Квитанция об оплате услуг удостоверяющего центра.

Стоимость сертификата и закрытого ключа для создания подписи может варьироваться в пределах 10-17 тысяч рублей.

Полученный сертификат имеет ограниченный срок действия (от 1 месяца для 1 года).

Законные основания пользования подписью

Впервые указ, определяющий правила использования ЭЦП, был издан еще в 2002 году.

Согласно нему электронная подпись могла применяться исключительно при проведении гражданско-правовых сделок. Однако, ЭЦП не имела такой распространенности ввиду наличия некоторых сложностей в работе удостоверяющих центров.

В частности, многие пользователи с недоверием относились к ЭЦП, поскольку генерированием ключей для ее создания занимались посторонние люди, которые при желании могли получить доступ к любой информации.

Однако, постепенно закон был доработан. И в 2011 году вступил в действие новый ФЗ №63. Он регламентировал деятельность удостоверяющих центров, а кроме того, значительно расширил сферу применения электронной подписи.

Теперь ею можно было пользоваться при оформлении деловой документации, для подписания налоговых отчетов и ведомостей, пересылаемы по Интернету, совершения банковских операций и так далее. Данный указ приравнивает подпись электронную к подписи обычной.

Как использовать ЭЦП?

Для того, чтобы создать электронную подпись на документе, его следует зашифровать посредством применения так называемого закрытого ключа.

В ходе шифрования вырабатывается определенный набор символов. Это и есть электронная цифровая подпись, которая присвоена данным пользователем определенному документу. Сохраняется подпись в отдельном файле.

Получатель документа расшифровывает его при помощи открытого ключа. При этом происходит проверка ЭЦП отправителя. Если документ не был изменен, то он легко откроется.

Однако, если при попытке применить открытый ключ появляется сообщение о том, что сертификат отправителя неизвестен, вероятнее всего, документы был перехвачен и просмотрен сторонним пользователем.

Основные типы электронной подписи

На сегодняшний день существуют такие основные виды электронной подписи:

Простая.
Неквалифицированная.
Квалифицированная.

Простая электронная подпись имеется у каждого пользователя сети Интернет. К ней относятся используемые нами логины и пароли, посредством которые мы осуществляем вход в аккаунты.

Помимо этого, сюда же относятся и пароли, которые пользователи используют при совершении операций интернет-банкинга или платежных систем.

Неквалифицированная электронная подпись служит для подтверждения личности отправителя и определения, были ли внесены в документ изменения с момента его подписания.

Данный тип ЭЦП может приравнять электронный документ к привычному бумажному, который подписан и заверен печатью. Важным условием применения ЭЦП указанного типа является наличие соглашения между отправителем и получателем электронного документа.

Квалифицированная электронная подпись используется чаще всего. Именно для ее создания следует обращаться в удостоверяющий центр.

ЭЦП данного типа используется для подписания документации, которая имеет юридическую силу, а также для документооборота с определенными государственными организациями. Кроме того, наличия квалифицированной подписи требуется для участия в ряде электронных торгов.

Основное назначение

Сфера применения ЭЦП достаточно широка:

Для визирования электронных документов. Как уже было сказано ранее, ЭЦП сегодня приравнивается к обычной подписи.
Для подтверждения неизменности документа с момента его подписания и до получения адресатом.
Для установления авторства программ, текстовых файлов. Кроме того, поскольку данная подпись является уникальной, с ее помощью можно установить истинного автора документа (в том случае, если он поставил свою подпись, а затем отрицает авторство).
Для создания заметок, поправок, комментариев, которые будут прикреплены к документу, но не изменят его содержания.

Преимущества использования

Можно выделить такие преимущества использования электронной подписи:

Упрощение системы документооборота. При использовании электронных документов, заверенных ЭЦП, нет необходимости отправлять получателю аналог в бумажном виде. Таким образом, документооборот значительно ускоряется, тратится меньше времени на оформление документов.
Минимизируется шанс потери документа при пересылке.
Гарантируется достоверность информации, ее неприкасаемость. Если документ был изменен, это сразу становится заметно.
Появляется возможность развития деловых отношений по всему миру.
Возможность участвовать в электронных торгах, аукционах, тендерах.

Вывод

Электронная подпись сегодня – это не простая прихоть. Это атрибут современного делового человека, который нуждается в стремительном документообороте и ценит конфиденциальность. Использование ЭЦП значительно упрощает ведение дел.

Именно поэтому с каждым днем такая подпись становится все более востребованной.

Современное ведение бизнеса уже нельзя представить без таких инструментов, как электронный документооборот и электронная цифровая подпись. Данный способ имеет массу преимуществ и значительно облегчает управление всеми процессами в организации. Современные предприниматели все чаще стали применять специализированные системы для регулирования своей деятельности, поскольку они являются незаменимыми помощниками в решении ежедневных задач компании. Такие программные комплексы автоматизируют каждый процесс и позволяют упорядочивать все процедуры, связанные с документацией.

Функции электронного документооборота и его достоинства

Автоматизация производства призвана выполнять следующие функции:

регистрация всех внутренних, а также входящих и исходящих документов;
занесение их в программу для последующего контроля;
подтверждение подлинности данных посредством электронно-цифровой подписи;
осуществление работ справочно-информационного характера;
списание данных в дело;
составление различных отчетов по результатам деятельности предприятия.

Основной плюс подобного делопроизводства заключается в отсутствии необходимости затрачивать много времени на согласование какого-либо проекта организации отдельными сотрудниками или руководством. Это связано с наличием возможности осуществлять рассылку нужной информации в электронном виде. Данный способ избавляет от бумажной волокиты.

Система электронного документооборота в обязательном порядке должна иметь текущий архив, при помощи которого корпоративные данные могут быть получены в оперативном порядке. Помимо этого, она обеспечивает высокий уровень надежности хранения информации. Функция справочно-информационного характера дает возможность проводить отборку только требуемой на данный момент документации, что позволяет компании экономить значительные средства на создании хранилища для бумаг.

Наиболее важной функцией все же является более упрощенная процедура по удостоверению данных. Если для информации на бумажном носителе требуется наличие таких подтверждающих элементов, как печать, дата, подпись и реквизиты предприятия, то документооборот в электронном виде предусматривает применение электронно-цифровой подписи. Основное преимущество ЭЦП заключается в возможности использовать ее для нескольких документов одновременно.

Электронно-цифровая подпись

Этот инструмент делопроизводства необходим для обеспечения защиты всем документам, участвующим в деятельности организации. Он представлен в виде криптографического преобразования данных, закрепленного посредством закрытого ключа. Его наличие позволяет выявить владельца подписи и помогает подтвердить подлинность информации. Юридически такой элемент электронного документооборота является сопоставимым с собственноручно сделанной подписью, которая проставляется на бумажных носителях.

Основными задачами, с которыми призвана справляться электронно-цифровая подпись, являются:

обеспечение безопасности информации против подделок;
выявление владельца сертификата ключа;
обнаружение каких-либо искажений в данных.

Электронно-цифровая подпись ЭЦП в документообороте имеет свою особенность. Она заключается в логическом характере этого инструмента. Она дает возможность провести аутентификацию (проверку на наличие изменений), а также распознавание ее владельца.

Как определить подлинность созданной подписи и какие она имеет преимущества?

С целью проведения анализа электронного документа на его подлинность следует осуществить идентификацию уполномоченного лица, а также установить истинность информации. Сделать это можно лишь единственным способом – в ходе предъявления соответствующего иска в суд, где будет проводиться тщательный анализ данных компании и ее документации.

Основными достоинствами использования электронно-цифровой подписи являются:

Возможность вести партнерские отношения с организациями, находящимися на удаленном расстоянии.
Копии электронных документов получаются равнозначными.
Автоматизация каждой стадии при разработке подписи за счет специализированных аппаратных и программных средств.
Повышение производительности труда работников компании.

Несмотря на все преимущества данного элемента системы, он имеет и свои недостатки. Так, чтобы создать надежную подпись, необходимо в обязательном порядке использовать специализированные средства правового, организационного и технического обеспечения. К техническим методам защиты относятся способы криптографии. Они выражаются в создании уникальной последовательности символов, благодаря которой можно не только распознать создателя ЭЦП, но и проверить документ на подлинность.

Криптографическая защита представлена в виде шифрования данных и разработке уникального ключа для подписи. Данный метод является алгоритмом, при помощи которого осуществляется описание действий при преобразовании какой-либо информации. Что касается ключа, то он создается в качестве основы для этого способа.

Классификация методов шифрования данных

В настоящее время различают два типа шифрования:

Симметричный. Предполагает передачу созданного одним партнером ключа другому. Для шифрования и дешифрования информации в данном случае требуется только один ключ.
Несимметричный. Используются специальные математические расчеты. При этом разрабатывается сразу два ключа: один из них применяется в качестве шифровального элемента, а посредством другого обеспечивается дешифровка данных. Первый ключ остается у владельца подписи и называется либо личным, либо закрытым. Второй же элемент может быть предоставлен большому кругу лиц (сотрудников организации).

Виртуальная реальность становится все ближе, и вот уже и в бизнес-сообществе начинают использовать новые технологии для документооборота. В последнее время на слуху у всех такое словосочетание, как «цифровая электронная подпись». Давайте разберемся, что это за зверь такой и с чем его едят.

Подпись может быть просто электронной. Это та подпись, которую мы добавляем в документ, который пойдет в Интернет. Это может быть, к примеру, .pdf - файл. Электронной подписью также считается ваша подпись на пластиковой карточке. Помните, там есть пустое поле, на котором следует расписаться ручкой? Украсив обратную сторону «пластика» своим автографом, вы подтверждаете, что заключили сделку с банком.

Цифровые электронные подписи гораздо сложнее. Они используются для идентификации авторства электронных документов. Чтобы , нужно обратиться в специальный удостоверяющий центр, который обладает сертификатом на осуществление подобной деятельности.

Нужно предоставить и проверить немало документов, чтобы получить цифровую электронную подпись. Многие нормативно-правовые документы и шаблоны предоставляет . После подачи заявления на получение ЭЦП представитель организации получает два ключа, использует он их для документов разного типа.

Почему использовать электронную цифровую подпись удобно?

1) При использовании ЭЦП легко можно контролировать целостность документа, если при передаче документ дошел до получателя не полностью, то ЭЦП станет недействительной, так как она вычислена лишь для исходного состояния документа.

2) Предприятие получает гарантию защиты от подделок документов.

3) Владелец не может отказаться от ЭЦП, размещенной под документом, т.к. для создания корректной подписи нужен закрытый ключ, который имеется лишь у хозяина подписи. Также поэтому легко доказать авторство документа.

Все это делает электронную цифровую подпись удобным инструментом для бизнеса, особенно при общении с иногородними и иностранными партнерами. Что касается законодательной базы, которая обеспечивает функционирование системы ЭЦП в России, то даст ответы на все интересующие вас вопросы.

И, напоследок, предупредим лишь об одном: храните ключ от ЭЦП в безопасности. В центрах удостоверения ЭЦП можно заказать услугу временных меток, оставляемых в документах. По этим отметкам можно определить, когда и кто именно украл у вас ключ. Кстати, не всегда обязательно заводить ЭЦП. Многим фирмам достаточно обычно электронной подписи.