Головна · Правильне харчування · Правила складання штатного розкладу для підприємства. Що розуміється під «штатом» та «штатним розкладом»? Для чого потрібен штатний розклад

Правила складання штатного розкладу для підприємства. Що розуміється під «штатом» та «штатним розкладом»? Для чого потрібен штатний розклад

"Відділ кадрів", 2008, N 1

Складаємо штатний розклад

Штатний розклад – важливий кадровий документ для будь-якої організації. Але питання: чи зобов'язані роботодавці, незалежно від організаційно-правової форми, мати штатний розклад, і якщо так, то як правильно його скласти і як до нього вносяться зміни?

Штатний розклад є первинним документом з обліку кадрів. Його уніфікована форма N Т-3 затверджено Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати". Відповідно до цієї Постанови уніфіковані форми з обліку кадрів повинні застосовувати юридичних осіб усіх організаційно-правових форм. Штатний розклад містить перелік структурних підрозділів, посад, спеціальностей, професій, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний фонд заробітної плати. Воно може складатися як єдиного документа в організацію загалом, так її окремих структурних підрозділів. Підписують штатний розпис керівник кадрової служби та головний бухгалтер, за потреби його можуть підписувати керівники структурних підрозділів. Штатний розпис затверджується наказом керівника організації або уповноваженої ним особи та є основним документом, що визначає організаційну структуру та закріплює посадовий та чисельний склад організації.

Що ми розуміємо під штатним розкладом

Існує безліч різних визначень поняття "штатний розклад", з яких випливає, що це організаційно-розпорядчий документ, в якому відображено структуру організації. Він містить перелік посад із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів. Також у штатному розкладі відображається розмір надбавок та доплат, що існують у цій організації, стосовно конкретних посад.

Часто керівники різних організацій не знають, хто саме має складати штатний розпис та вносити до нього зміни. У великих організаціях, де чисельність персоналу перевищує 500 осіб, є або служба персоналу, або відділ кадрів, які займаються питаннями кадрового діловодства. А от у малих підприємствах або в індивідуальних підприємців без утворення юридичної особи, чисельність співробітників яких не перевищує 50 осіб, складанням штатного розкладу можуть займатися і працівники бухгалтерії, і сам керівник чи підприємець. У організаціях з чисельністю персоналу від 100 осіб керівник покладає функції кадрового діловодства або офіс-менеджера, або юрисконсульта. Нині такі організації вважають за краще прийняти працювати юриста з функціями кадрового працівника, цим " вбиваючи двох зайців " . Але у будь-якому разі процес формування штатного розкладу досить складний і складається з кількох етапів, тому потребує залучення не лише працівників кадрових служб, а й економістів.

Етапи складання штатного розкладу

Перш ніж братися за складання штатного розкладу, необхідно визначити організаційну структуру організації, тобто схематично відобразити структурні підрозділи, а також порядок їхньої підпорядкованості та зв'язків між собою. Потім переходимо до наступного етапу - складання штатного розкладу та приведення його у належний вигляд за уніфікованою формою N Т-3 "Штатний розклад". Заповнити її нескладно, але слід зважати на деякі моменти. Наприклад, найменування організації вказується в точній відповідності до того найменуванням, яке значиться в установчих документах. Якщо організація має повне, і скорочене найменування, допускається вживання будь-якого їх. Заповнення стовпчиків дати та номера документа скрути викличе навряд чи, але для великих організацій, де до штатного розкладу часто вносяться зміни, доцільно ввести окрему нумерацію для штатного розкладу.

Дата штатного розкладу не завжди збігається з часом початку його дії, тому в уніфікованій формі передбачено графу "Штатний розклад на період ______ з "___" ________ 20__ р.", тобто певна дата, з якою штатний розклад набирає чинності.

Також в уніфікованій формі в окремій графі проставляються дата та номер наказу керівника про затвердження штатного розкладу. Зверніть увагу: штатний розпис може бути затверджений один раз та діяти безстроково. У цьому випадку для роботи з документом слід враховувати всі зміни та доповнення, що вносяться розпорядженнями (наказами) керівника, що на практиці не завжди зручно. Через те, що жодних обмежень на кількість змін штатного розкладу для комерційних організацій не існує, краще вводити при кожній зміні новий штатний розклад.

Тепер розглянемо стовпчик "Структурний підрозділ". Комерційні організації, зазвичай, найменування структурних підрозділів визначають самостійно, керуючись загальноприйнятими поняттями і визначеннями (небажано називати структурні підрозділи малозрозумілими іноземними словами). Але існують організації, у яких від найменування структурного підрозділу, зазначеного у штатному розкладі, залежить низка пільг, що надаються працівникам (наприклад, медичні та освітні установи, підприємства, до складу яких входять провадження зі шкідливими умовами праці). І тут правильне відбиток у штатному розкладі найменувань структурних підрозділів дуже важливо. Для полегшення роботи в позначенні структурних підрозділів існують галузеві класифікатори шкідливих виробництв або номенклатури найменувань структурних підрозділів, а також тарифно-кваліфікаційні довідники, загальноросійські класифікатори, Список виробництв, цехів, професій та посад, затверджений Постановою Держкомпраці29С104. /П-22, зайнятість у яких дає право на пенсію за віком (за старістю) на пільгових умовах.

Як правило, спочатку вказуються структурні підрозділи адміністрації (дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів та ін.), потім виробничі підрозділи та наприкінці обслуговуючі та допоміжні підрозділи (відділ постачання, ремонтні служби та ін.).

Графа N 3 "Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації" заповнюється у суворій відповідності з тарифно-кваліфікаційними довідниками та Загальноросійським класифікатором посад службовців та професій робітників. При визначенні найменувань посад, що включаються до штатного розкладу організації, слід керуватися Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК 016-94, затвердженим Постановою Держстандарту Росії від 26.12.1994 N 367. відповідно до Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців (утв. Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 N 37).

Послідовність заповнення цієї графи за кожним структурним підрозділом є індивідуальною з урахуванням специфіки конкретної організації. Зазвичай спочатку розташовуються посади керівника структурного підрозділу, його заступників, провідних і головних фахівців, потім виконавців. Якщо у складі структурного підрозділу є як інженерно-технічний персонал, і робітники, необхідно виділити спочатку ІТП, потім робочих.

Можуть виникати питання щодо порядку заповнення графи 4 "Кількість штатних одиниць". Кількість штатних одиниць організацій, що фінансуються з федерального чи регіонального бюджету, визначається вищими організаціями. Кількість штатних одиниць комерційного підприємства визначається його потребами у тих чи інших видах робіт, ступенем терміновості їх виконання та економічною доцільністю. Якщо організацією передбачається зміст неповної штатної одиниці, при заповненні графи 4 кількість неповних штатних одиниць зазначається у відповідних частках, наприклад 0,25 (Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації, затверджені Постановою Держкомстату України від 05.01.2004 N 1).

Як встановити оклад (тарифну ставку)?

Відповідно до ст. 129 ТК РФ під окладом (тарифною ставкою) розуміється фіксований розмір оплати праці працівника виконання норми праці (трудових обов'язків) певної складності (кваліфікації) за одиницю часу.

Тарифні ставки - це інструмент тарифікації оплати праці працівника у бюджетних організаціях відповідно до Єдиної тарифної сітки. Але слід звернути увагу, що Уряд РФ видав Постанову від 22.09.2007 N 605 "Про затвердження Положення про встановлення систем оплати праці працівників федеральних державних установ та цивільного персоналу", в якому визначив основи переходу на нові системи оплати праці та наділив бюджетні установи повноваженнями самостійно встановлювати оклади, компенсаційні та інші виплати. Комерційні організації встановлюють розмір окладів самостійно з своїх фінансових можливостей. Тут слід зазначити, що розмір окладу чи тарифної ставки відповідно до ст. 133 ТК РФ не може бути нижчим за законодавчо встановлений мінімальний розмір оплати праці.

В уніфікованій формі N Т-3 є кілька граф (N N 6, 7, 8), об'єднаних загальною назвою "Надбавка". У чинному Трудовому кодексі немає чіткого визначення поняття "надбавка".

Основне, що необхідно враховувати при формуванні штатного розкладу, - це дві основні форми виплати надбавок: 1) процентна - встановлюється у відсотках від посадового окладу, та у разі зміни розміру окладу (ставки) автоматично змінюється розмір надбавки; 2) у вигляді фіксованої суми - може залишатися постійною навіть за зміни окладу (ставки).

Якщо роботодавець не має можливості заповнити дані графи в рублях, наприклад, у зв'язку з тим, що надбавки встановлені працівникові у відсотках чи коефіцієнтах, у відповідних графах допускається вказувати відсотки (коефіцієнти). У разі зміни розміру останніх можна поставити у відповідних графах прочерки, а у графі 10 "Примітка" зробити посилання на документ, який регулює цю зміну. Наприклад, відсоткова надбавка працівникам Крайньої Півночі змінюється залежно від тривалості "північного" стажу. Тому при заповненні штатного розпису у графах "Доплати" можна поставити прочерки (за відсутності інших надбавок), а у графі 10 зробити посилання на відповідний нормативний правовий акт, яким регулюється встановлення працівникам Крайньої Півночі відсоткових надбавок до заробітної плати. Інші стимулюючі виплати, крім надбавок у штатному розкладі, не показуються, тобто немає необхідності відображати в уніфікованій формі N Т-3, наприклад, премії.

Одне з найпоширеніших питань - як зробити так, щоб працівники, які займають однакові посади, отримували б зарплату, що відповідає рівню їхньої кваліфікації, і при цьому дотримувалися б принципів рівності, визначених у Трудовому кодексі? Тут може бути кілька відповідей, але здебільшого проблема вирішується шляхом встановлення "стандартного" окладу для всіх співробітників, які працюють за цією посадою або професією, а оплата праці більш кваліфікованих працівників здійснюється шляхом встановлення персональних надбавок на певний період. У разі підтвердження працівником своєї кваліфікації наказом керівника надбавка встановлюється на наступний період.

Коли до штатного розкладу вносяться зміни?

Зміни до штатного розкладу вносяться при скороченні чисельності чи штату працівників. При скороченні чисельності виключаються окремі одиниці, а скорочення штату - окремі підрозділи. При цьому працівники, які заміщають посади, що скорочуються, або працюють за професійами, що скорочуються, підлягають звільненню за відповідними статтями Трудового кодексу. Якщо необхідно ввести нові посади або структурні підрозділи у зв'язку з організаційними заходами, штатний розпис також змінюється.

Як внести зміни до штатного розкладу?

Почнемо з того, що формати бланків, зазначених у альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендованими і можуть змінюватись (Постанова Держкомстату України від 24.03.1999 N 20 "Про затвердження Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації"), але незмінними залишаються код, номер форми, найменування документа. Вилучення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.

Зміни, що вносяться, повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом компанії - наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженої ним особи.

Штатний розклад роботодавець може змінювати як завгодно часто. У разі спору про звільнення працівників зі скорочення штату доцільність зміни штатного розкладу судами не розглядається. Але якщо роботодавець не має штатного розкладу, він позбавляється можливості провести скорочення чисельності чи штату працівників. Точніше, документально підтвердити правомірність цих дій він у разі суперечки не зможе.

Наведемо приклади наказу про затвердження штатного розкладу та наказу про внесення змін до штатного розкладу.

│ Наказ N 01 │

│Про затвердження штатного розкладу │

│З метою визначення організаційної структури, посадового та чисельного│

│складу та затвердження щомісячного фонду заробітної плати ТОВ "Зірочка"│

│ НАКАЗАЮ: │

│2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного│

│бухгалтера А.І. Іванову. │

│ Петров │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Товариство з обмеженою відповідальністю "Зірочка" │

│ Наказ N 12 │

│Про внесення змін до штатного розкладу │

│З метою раціоналізації штатної структури посад ТОВ "Зірочка" │

│ НАКАЗАЮ: │

│Внести до штатного розкладу наступні зміни: │

│посада офіс-менеджера (підрозділ "Адміністрація"), у кількості│

│1 одиниці, оклад – 9000 руб. 00 коп. │

│(підрозділ "Транспортний відділ") у кількості 3 одиниць, оклад -│

│8000 руб. 00 коп. │

│ нового штатного розкладу не діє. │

│5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного│

│бухгалтера А.І. Іванову. │

│Додаток: штатний розклад на 1 аркуші. │

│ Петров │

│Генеральний директор ТОВ "Зірочка" ------ А.А. Петров │

│З наказом ознайомлені: Іванова │

│головний бухгалтер ------- А.І. Іванова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

У багатьох організаціях поширене складання штатного списку – розстановки. Цей документ дуже зручний для фахівця, який займається кадрами. Штатний список дозволяє швидко визначити кількість вакантних та зайнятих місць в організації, а також розміри та види надбавок. Для створення такого документа не потрібно "вигадувати велосипед". Можна взяти форму штатного розкладу, додавши до неї стовпець "ПІБ співробітника". Таким чином, буде видно, у якому відділі працює конкретний співробітник, яку посаду обіймає, які надбавки йому належать.

Експерт журналу

"Відділ кадрів"

Підписано до друку

Державні нормативні акти визначають основний перелік документів, наявність яких є обов'язковою у кожного роботодавця, незалежно від організаційно-правової форми. До цих документів входить і штатний розпис. Хоча прямої вказівки у законодавстві цього не міститься, але штатний розпис згадується у кількох статтях Трудового Кодексу РФ, що опосередковано підтверджує необхідність його наявності.

Що таке штатний розклад

Штатний розклад є одним із основних документів усіх організацій. Воно містить відомості про структуру підприємства, посади та кількість штатних одиниць.

У тих організаціях, де система оплати праці обмежується лише окладами, це основний документ для нарахування заробітної плати.

На підставі чого заповнюється

Якщо організація тільки розпочала свою діяльність та штатний розклад складається вперше, то попередньо доцільно буде продумати перелік необхідних посад та скласти документ, що регламентує оплату праці.

Відповідальний за складання

Штатний розклад складає будь-який працівник, якому це доручено. Зазвичай, це працівник відділу кадрів чи бухгалтер.

Ознайомлення з цим документом

Оскільки штатний розпис не є локально-нормативним актом організації (абз. 7 листа Роструда від 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то роботодавець не зобов'язаний знайомити працівників зі штатним розкладом.

Основні вимоги

Штатний розклад є у переліку уніфікованих форм, там він проходить під літерою Т-3. Більшість організації користується цією формою, оскільки вона містить усі необхідні графи та колонки.

Але застосування цієї форми не обов'язково, вона має лише рекомендаційний характер, хоча з цього приводу було багато суперечок. Остаточно крапка у цьому питанні була поставлена ​​Листом Роструда від 23 січня 2013 р. N ПГ/409-6-1. Там прямо говориться, про те, що організації мають право розробляти свої форми цього документа та користуватися ними, головне врахувати вимоги законодавства.

Зокрема у ст. 15, 57 ТК РФ йдеться про те, що трудова функція працівника визначається відповідно до посади, професії зазначеної в штатному розкладі. Тобто найменування посад обов'язково слід включати до цього документа.

Як правильно заповнити штатний розклад для ТОВ та ІП

Реквізити

  • повне найменування організації має вказуватися у повній відповідності до установчих документів;
  • ОКПО, це 8-значний код організації. Ці дані містяться в інформаційному листі органів статистики, який має бути на кожному підприємстві;
  • номер штатного розкладу. Тут немає чітких вимог. Можна застосовувати наскрізну нумерацію, можна щороку починати з цифри 1 і вказівкою року через дріб, можна будь-який інший спосіб нумерації.
  • Дата складання. Проставляється фактична дата складання, вона може відрізнятись від терміну введення штатного розкладу в дію (наприклад, складений у грудні поточного року штатний розпис набирає чинності з 1 січня наступного року);
  • вказується період дії штатного розкладу, найчастіше 1 рік, і з якої дати він набирає чинності;
  • у правому верхньому куті ставиться гриф «Затверджено» та зазначаються реквізити наказу про затвердження та введення в дію штатного розкладу. Поверх грифа «Затверджено» зазвичай ставиться печатка організації, хоча це і не закріплено законодавчо.

Бланк штатного розкладу 2019 року

Форму бланка можна завантажити в будь-якій правовій системі, як-от Консультант або Гарант. Як правило, пропонується до скачування формат Word або Excel, принципової різниці тут немає, але в табличній формі зручніше вести, оскільки у відповідні осередки можна внести формули та документ сам підрахує кількість штатних одиниць та фонд оплати праці.

Порядок заповнення форми Т-3

Графа 1 «Найменування структурного підрозділу»

До структурних підрозділів належать філії, представництва, цехи, відділи тощо.

Починають зазвичай із підрозділів вищої керівної ланки, потім бухгалтерські та фінансові служби, виробництво, господарські служби.

Наприклад: правління, відділ фінансів та інвестицій, економічний відділ, відділ реалізації тощо.

Графа 2 «Код підрозділу»

Тут кодування присвоюється за тим самим принципом, який використовується у першій графі та вказує на підпорядкованість структурних підрозділів. Наприклад, відділ фінансів та майна – код 02, підпорядковані йому бухгалтерія та економічний відділ матимуть код 02.1 та 02.2 відповідно. Ця графа заповнюється рідко, переважно на дуже великих підприємствах. І її взагалі можна виключити з документа.

Графа 3 «Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія) кваліфікації»

Посади вписуються в називному відмінку і однині, повністю, без скорочень.

Роботодавець має право сам визначати назву посад, крім тих, що пов'язані з важкими та шкідливими умовами праці та отриманням державних пільг (дострокова пенсія). Ці посади повинні вноситись відповідно до кваліфікаційно-тарифного довідника або професійних стандартів, які в даний час тільки ще розробляються.

Графа 4 «Кількість штатних одиниць»

Тут вказується кількість штатних одиниць для кожної посади, вона може бути як цілою, так і дробовою, наприклад 05 або 0,25 ставки, це означає, що кількість робочого часу для такої посади скорочується в два або в чотири рази.

Примітка: при вказівці посад та штатних одиниць роботодавець має право вказувати будь-яку кількість, незалежно від фактично працюючих. Тобто він може внести до штатного розкладу 3 одиниці бухгалтера, але прийняти на роботу 2, а 3 одиниця може залишатися вакантною скільки завгодно довго.

Винятком є ​​штатна одиниця, яку відведено під квоту для інвалідів. Про її вакантність потрібно обов'язково повідомляти органи зайнятості.

Графа 5 «Тарифна ставка (оклад) та ін., руб.»

Тут усе залежить від прийнятих організації систем оплати праці. Сюди може проставлятися оклад, тарифна ставка або різні відсотки та коефіцієнти.

Якщо немає можливості проставити конкретні цифри, можна просто вказати форму оплати праці «відрядна», «акордна». Але тоді в наступних графах має бути посилання на Положення про оплату праці або інший документ, де розписано нарахування заробітної плати.

Графи 6,7,8 "Надбавки, руб."

Заповнюються згідно з Положенням про оплату праці та іншими локально-нормативними документами. Сюди зазвичай проставляється:

  • надбавка за роботу у нічний час;
  • прибирання санвузлів;
  • північні надбавки;
  • інші доплати та надбавки.

У цих рядках можна просто вказати документ, у якому все це прописано, особливо якщо надбавок багато. Єдине, що не вказується в цих графах – це надбавки, які нараховуються на всю оплату праці. Наприклад, премія, яка сплачується у розмірі певного відсотка від усіх раніше нарахованих сум (оклад чи тарифна ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всього на місяць»

Цю графу можна заповнити тільки якщо у графах 5-10 суми прописані в рублях і за однаковий проміжок часу (руб./день, руб./год), інакше ставиться або прочерк, або сума окладу, помноженого на кількість штатних одиниць.

Графа 10 «Примітка»

Тут може вказуватись локально-нормативний акт, що регламентує оплату праці, мінімальний розмір оплати якщо він встановлений (наприклад оплата відрядна, а в примітці вказується: «не менше 10000 руб.»)

Як було зазначено вище, роботодавець може виключити непотрібні йому графи.

Зразок заповнення штатного розпису форма Т-3

Про що слід пам'ятати

При заповненні графи 5 штатного розкладу слід пам'ятати, що так звану вилку оплати праці не можна проставляти у штатному розкладі. Оскільки законодавчо встановлено, що з рівний працю – рівна оплата (ст. 22 ТК РФ).

Тобто якщо в одному підрозділі 2 штатні одиниці бухгалтера, то оклад або тарифна ставка має бути однаковою. Але можна встановлювати індивідуальні доплати та надбавки.

Хто підписує

Форма Т-3 передбачає два підписи під штатним розписом: працівника відділу кадрів та головного бухгалтера. Якщо якась категорія відсутня, можна обійтися однією підписом, чи відповідним наказом з організації призначити інших.

Терміни та місце зберігання

Оригінал штатного розкладу зберігається у відділі кадрів чи бухгалтерії, це визначається документообігом конкретної организации. У разі якщо оригінал перебуває у відділі кадрів, то бухгалтерії має бути копія і навпаки.

Відповідно до пп. "а" ст. 71 розд. 1.2 «Організаційні основи управління» Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558) штатний розпис зберігається в організації постійно.

Внесення змін

Законодавство не встановлює термін дії штатного розкладу, тому воно може бути єдиним протягом усього терміну дії підприємства, а всі зміни та доповнення оформлятимуться окремими наказами про зміну штатного розкладу.

Роботодавець сам приймає рішення про зміну даних у штатному розкладі, в даному випадку він не обмежений у часі та кількості змін. Винятки становлять випадки передбачені законом, наприклад, проведення заходів. В цьому випадку термін внесення зміни встановлено Трудовим Кодексом.

Підсумки

Штатний розклад є одним із основних документів підприємства будь-якої форми власності, що містить важливі документи. Оскільки в документообігу не передбачено аналогів даному документу, то ведення штатного розкладу є не лише обов'язковим, а й необхідним для оптимальної організації роботи підприємства.

Відео - як скласти штатний розклад підприємства у програмі 1С:

Хто відповідає за складання штатного розкладу на підприємстві

Штатний розклад (ШР) є одним із первинних документів, що застосовуються з метою оплати праці набраного персоналу та ведення бухобліку на підприємстві. Крім того, ШР незамінна у кадровому діловодстві. Тому відповідь на питання, хто складає штатний розклад на підприємстві, залежить від масштабів та організаційної структури підприємства.

Заповнення та ведення ШР може бути покладено:

  • на інспектора відділу кадрів, якщо такий функціонує, або співробітника, на якого покладено ведення кадрового обліку (останнім може бути юрист, секретар, офіс-менеджер тощо);
  • головного бухгалтера чи співробітника бухгалтерії, коли такий підрозділ створено;
  • генерального директора підприємства, коли головного бухгалтера в штаті підприємства немає.

У першому випадку у прийнятті розкладу беруть участь усі 3 ланки (кадровик його складає, головний бухгалтер перевіряє та візує, керівник стверджує, видаючи відповідний наказ). У разі всі дії здійснюються безпосередньо керівником юрособи.

Як часто потрібно заповнювати штатний розпис

На питання, як часто потрібно складати штатний розпис, слід відповісти, що розклад оформляється один раз і надалі коригується за необхідності. Початкове ШР складається, коли підприємство створюється та керівництво визначається з кількістю працівників тих чи інших посад та спеціальностей, необхідних для його функціонування. Для зручності цей момент намагаються співвіднести з початком календарного року або першим числом місяця, щоб уникнути питань щодо нарахування заробітної плати.

При зміні даних ШР необхідно привести у відповідність з ними шляхом внесення змін. Про те, як це зробити грамотно, читайте у нашій статті Як правильно вносити зміни до штатного розкладу? .

Як правильно зробити штатний розклад: складаємо приклад на 2018 – 2019 рік

Нерідко керівники невеликих юрособ задаються питанням: як заповнити штатний розпис і де подивитися зразок його оформлення? У цьому розділі ми розповімо, як правильно зробити штатний розклад.

Існує уніфікована форма ШР (форма Т-3, затв. постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1), проте з 01.01.2013, дня набрання чинності законом «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ, застосовувати таку форму не обов'язково. Можна створити власний шаблон.

Проведемо аналіз зразка заповнення штатного розкладу з прикладу затвердженої форми. У ній рекомендується прописати:

  1. Загальні дані:
    • назва підприємства;
    • номер та дату оформлення, період дії штатного розкладу;
    • реквізити наказу, яким документ затверджено.
  2. Сам розклад у табличній формі з наступними стовпцями:
    • назва структурного підрозділу та його код (за наявності);
    • назва необхідних спеціальностей та посад персоналу;
    • кількість штатних одиниць, причому число може бути як цілим (1, 2), так і дробовим (0,5 або 0,25), коли присутність того чи іншого працівника цілий робочий день не потрібна;
    • посадовий оклад;
    • надбавки (за наявності);
    • розмір платежів по кожній посаді та всьому підприємству (визначається шляхом складання окладу та надбавок з кожної посади та множення на кількість штатних одиниць).
  3. Підписи:
    • інспектора відділу кадрів (керівника відділу за наявності);
    • головбуха чи особи, виконує його обов'язки для підприємства.

Приклад заповнення штатного розкладу можна завантажити за посиланням: Зразок заповнення штатного розкладу на 2018-2019 рік.

Ми розглянули, як скласти штатний розклад. Для оформлення цього документа можна використати затверджену форму або скласти його у довільному вигляді. З ШР можна дізнатися про структуру підприємства, кількість працівників та щомісячний розмір коштів, необхідних, щоб сплатити працю персоналу.

Що таке штатний розклад? Це бланк уніфікованої форми, який використовується для вказівки складу персоналу організації та її структури. У цій статті розглянемо всі тонкощі заповнення списку штатних одиниць та його особливості.

Уніфікована форма штатного розкладу Т-3

Починаючи з 2013 року, на федеральному рівні було ухвалено рішення не використовувати затверджені форми для формування деяких кадрових документів. Організаціям було надано свободу у розробці своїх власних бланків штатного розкладу.

Універсальна форма Т-3, проте, є досить зручним і звичним способом створення такого розкладу, що вже став. Крім цього, дана форма включає всю необхідну інформацію. Таким чином, вона продовжує використовуватись у багатьох організаціях. Зразок штатного розкладу буде представлений у цій статті.

Слід пам'ятати, що уніфіковану форму бланку було розроблено та затверджено Держкомстатом ще у 2004 році. Таким чином, форма Т-3 штатного розкладу є загальноприйнятим зразком для заповнення списку штатних посад. У випадку, якщо організація вирішує розробити свою форму, вона все-одно візьме за основу саме цей бланк як універсальний і практичний.

Відомості у формі Т-3

Що таке штатний розклад? Список посад є обов'язковим внутрішнім нормативним документом, який має бути присутнім у будь-якій організації, навіть якщо це індивідуальний підприємець. Перелік штатних посад повинен містити такі відомості:

  1. Список підрозділів у структурі організації.
  2. Перелік спеціальностей, посад та професій з уточненням кваліфікації працівника.
  3. Інформація про кількість одиниць у штаті.
  4. Відомості про заробітну плату, а саме: оклади та ставки за тарифами, надбавки, фонд оплати праці, включаючи по організації загалом. Бланк штатного розкладу має бути кожному підприємстві.

Головне завдання списку штатних одиниць – ідентифікація чисельності персоналу, структури організації та обсяг фонду оплати праці. Цей документ не повинен містити особисті дані співробітників та посадове розміщення.

Наказ про штатний розпис підписує керівник організації.

Штатний перелік (чи так зване штатне заміщення) не регулюється нормативними документами. На відміну від штатного розкладу, заміщення не вважається обов'язковим нормативним документом в організації, проте часто заповнюється за умовчанням. Це можна пояснити тим, що воно дає можливість контролювати вакансії, а штатна одиниця під час прийому співробітника за сумісництвом може ділитися кількома працівниками. Штатне заміщення складається, зазвичай, спираючись на штатний розклад, заповнене формою Т-3. До нього додається стовпець, де зазначаються особисті дані співробітників. Штатне заміщення зберігається у організації 75 років. Зразок штатного розкладу наведено нижче.

Код структурного підрозділу

Заповнення форми за штатним розкладом може бути доручено практично будь-якого співробітника, що працює в організації. Воно має бути засвідчено підписом керівника організації, а також затверджено його наказом. Порядок, згідно з яким провадиться затвердження цього документа, має бути прописаний в установчих документах організації.

Вперше складеному штатному розкладу в 1С надається перший номер, а надалі використовується наскрізна нумерація. Обов'язковими даними, зазначеними у штатному розкладі, вважаються дата, коли він був складений, та дата початку його дії. Ці дві дати можуть бути різними. Також форма Т-3 штатного розкладу організації передбачає вказівку терміну дії переліку посад, і навіть даних про наказ з його затвердження і кількість одиниць у створенні.

Саму основну таблицю штатного розкладу починають, зазвичай, оформляти, вказуючи коди структурних підрозділів організації. Найчастіше коди зазначаються у порядку, що дозволяє встановити ієрархію і саму структуру організації загалом.

У випадку, коли організація має представництва та філії, це також враховується в штатному розкладі як структурний підрозділ і вноситься відповідним чином. Якщо керівнику філії надано право на самостійне затвердження та зміну штатного розкладу, воно складається як частина документа по всій організації.

Заповнення основної таблиці

Третя графа має містити найменування посади у штатному розкладі, спеціальності та сфери професійної діяльності. Вказувати їх потрібно без використання скорочених форм у називному відмінку. Роботодавець визначає назву професії та посади. Однак, якщо робота відноситься до важких умов праці, а також надання пільг, то при заповненні форми штатного розкладу слід враховувати такі документи:

Коли організація оформляє співробітника з виконання конкретного виду робіт, а чи не вступу на певну посаду, це також має бути відбито у штатному розкладі.

Четверта графа містить інформацію про кількості одиниць у штаті організації. Це може бути як повні, і неповні штатні одиниці. Останні вказуються у документі у частках, саме 0,5, 0,75 тощо. буд. Затвердження штатного розкладу покладено керівника.

П'ятій графі при складанні переліку штатних одиниць слід приділити особливу увагу. Вона включає у собі ставку за тарифом у рублях. При найпростішому варіанті заповнення до цієї графи включаються відомості про фіксовану місячну ставку.

Проте практично досить часто виникає проблема, оскільки фіксованого розміру оплати праці передбачено. Наприклад, це актуально для такої форми оплати праці, як відрядна. І тут у графі ставиться прочерк, а наступної десятої графі позначається відрядно-преміальна чи відрядна оплата. Також вписується посилання нормативний документ, який визначає порядок призначення оплати праці, зокрема її розмір за конкретну робочу норму. За цим принципом рекомендується заповнювати штатний розпис на співробітників, для яких встановлена ​​погодинна оплата. У разі, якщо штатний розпис передбачає наявність неповної одиниці у штаті, графа з тарифними ставками заповнюється як для повного окладу, призначеного на цій посаді.

Графи 6, 7 і 8 містять інформацію про надбавки не тільки прийнятих безпосередньо в організації, як, наприклад, за підвищену відповідальність, ненормований робочий день, стаж і знання іноземних мов, а й передбачені законодавчо, наприклад, за роботу у важких умовах Крайньої Півночі.

Правила штатного розпису передбачають заповнення цих пунктів у карбованцевому еквіваленті. Якщо надбавок в організації передбачено більше, ніж рядків у стандартному штатному розкладі, їх кількість допускається збільшити спеціальним наказом про внесення змін до форми документа. Якщо надбавки встановлюються у відсотковому співвідношенні, слід діяти як у попередньому випадку.

Дев'ята графа форми штатного розпису, що містить пункт «Усього протягом місяця» оформляється лише тоді, коли всі дані вносилися у рубльовому еквіваленті. У правилах заповнення переліку штатних одиниць вказується на те, що якщо графи з 5 по 9 не виходить заповнити в рублях, то можна використовувати інші показники, наприклад, відсотки або коефіцієнти. Однак на практиці це навряд чи можна здійснити. Тому в більшості організацій у цьому випадку ставляться прочерки у всіх рядках, а в десятій графі, що містить примітки, вказується посилання на нормативні акти. Відсилання до документа, який дає право на визначення обсягу надбавки за стаж, дозволяє не переробляти штатний розпис при зміні суми. Десята графа також призначена для внесення будь-яких відомостей.

Особливості заповнення

Універсальна форма Т-3 штатного розкладу передбачає наявність підписів головного бухгалтера та начальника відділу кадрів, проте печатки на нього не ставляться. Закон не визначає терміни затвердження та періодичність складання переліку штатних одиниць. Роботодавцю надається можливість самостійно вирішити це питання. Зміни до переліку штатних одиниць вносяться у разі, якщо виникає необхідність включити до нього нові структурні підрозділи чи посади. Те саме стосується виключення пунктів розкладу, а також зміни окладу, найменування посад чи підрозділів. Будь-які поправки, що вносяться до розкладу, мають бути підкріплені наказом керівника організації.

Існує два способи внесення поправок до переліку штатних посад, а саме:

  1. Наказ про внесення певних змін.
  2. Наказ, який затверджує новий перелік штатних одиниць.

Штатний розклад у 1С скласти досить просто.

Якщо штат чи кількість співробітників скорочується або змінюється оклад, це також має бути відображено у штатному розкладі. При цьому має бути враховано, що зміни мають набути чинності не пізніше як за два місяці після підписання відповідного наказу. Це правило обумовлено тим, що співробітник має бути сповіщений про скорочення або зміни в оплаті за два місяці.

Однак, що таке штатний розклад, знають не всі. Це – документ постійного зберігання в організації. Контрольно-наглядові організації, наприклад, ФСС, ПФР, податкові органи, інспекція з праці тощо можуть вимагати надати їм цей документ під час перевірки. При цьому, якщо організація не виконує цю умову, її можуть оштрафувати у розмірі 200 рублів за кожний документ, який не був наданий на вимогу організації, що перевіряє.

Письмове ознайомлення працівників

У багатьох виникає питання, чи є потреба у письмовому ознайомленні працівників із наказом про штатний розпис. Федеральна організація з праці та зайнятості населення дає необхідні роз'яснення з цього питання у своєму листі від 2014 року. У ньому пояснюється статус розкладу штатів організації. За Рострудом, у свою чергу, Уряд закріпив на законодавчому рівні у 2004 році функції з інформування та консультації керівників організацій, а також співробітників щодо дотримання норм і приписів Трудового кодексу та права. Слід враховувати, що позиція Роструда перестав бути нормативним правовим актом.

Трудовий кодекс наказує письмове ознайомлення працівника при прийомі на роботу і до підписання договору з внутрішнім розпорядком, а також іншими нормативними актами локального призначення, які пов'язані з професійною діяльністю нового працівника. Також до пакету документів на ознайомлення входить колективний договір.

Держкомстат видав у 2004 році Постанову, згідно з якою форма Т-3 для оформлення штатного списку використовується з метою формування структури, складу та чисельності організації з урахуванням її статуту. З 2013 року форму Т-3 було скасовано і є необов'язковим.

Локальний нормативний акт

Як було описано вище, штатний розпис на рік є локальним нормативним актом, у якому прописано зведений поділ праці серед працівників організації. Роструд у своєму зверненні наголосив, що хоч воно і є локальним нормативним актом, проте до трудової діяльності жодного стосунку не має. З цієї причини роботодавцю необов'язково давати працівникові на ознайомлення цей документ під час прийому на посаду. Однак не виключається, що обов'язкове письмове ознайомлення працівників зі штатним списком може бути внесене до одного з пунктів колективного договору, локального нормативного акта чи угоди.

Прийом співробітника на посаду поза штатним розкладом

Подібна проблема часто постає перед роботодавцем. Перш ніж розібратися в цьому питанні, слід зрозуміти, чи оформлення списку штатних одиниць є суворо обов'язковим. Багато організацій нехтують цим документом.

Під трудовими маються на увазі відносини між роботодавцем та співробітником, які передбачають виконання за плату певної трудової функції, тобто роботи з посади згідно зі штатним списком. Цей пункт регулюється статтею 15 Трудового кодексу.

Трудовий договір, згідно зі статтею 57, повинен містити певні відомості, а саме:

  1. П.І.Б. співробітника та найменування організації або ІП, між якими укладається договір.
  2. Дані, що засвідчують особу працівника та підтверджують реквізити роботодавця.
  3. Інформація про особу, яка представляє роботодавця, яка підписує договір, а також підстави для таких повноважень.
  4. Дата та місце підписання договору.

Крім відомостей про працівника та його роботодавця, до трудового договору обов'язково повинні бути включені:

  1. Місце роботи. Якщо йдеться про роботу в представництві чи філії організації, то й вона має бути вказана.
  2. Трудова функція. Вона передбачає включення відомостей про відповідність посади списку штатних одиниць, спеціальності, професії та кваліфікації. Також вказується конкретний вид робіт, які виконує співробітник. Якщо Трудовий кодекс чи інші нормативні акти передбачають виплати компенсацій чи надання пільг співробітникам певних професій та посад, це також має бути прописано у договорі та відповідати законодавству та Постановам Уряду РФ.
  3. Дата початку виконання робіт у разі, коли йдеться про терміновий контракт. Крім цього, вказується термін дії угоди та причини, які є приводом для її підписання.
  4. Умови оплати трудової діяльності, включаючи оклад та тарифну ставку, надбавки, доплати та заохочення у вигляді виплат.
  5. Режим роботи та відпочинку у разі, якщо для цієї посади він відрізняється від загальноприйнятих в організації.
  6. Гарантії компенсаційних виплат за виконання робіт із небезпечними чи шкідливими умовами праці. При цьому в договорі мають бути прописані всі умови роботи, які можуть завдати шкоди або шкоди здоров'ю чи життю.
  7. Характер роботи та його умови. Сюди входять роз'їзний, рухливий та інші характери діяльності.
  8. Умови праці робочому місці.
  9. Обов'язкове соціальне страхування працівника згідно із трудовим законодавством.

Якщо під час укладання договору не були включені всі необхідні відомості чи умови, передбачені законодавством, це не вважається підставою для розірвання угоди та визнання її недійсною. Відсутні відомості можуть бути внесені у додаток до договору або додаткову угоду. Всі ці додаткові документи будуть частиною основної угоди.

Інші відомості

Трудовий договір також може передбачати інші умови, якщо вони не суперечать законодавчим нормам та не погіршують становище співробітника. Зокрема, такими відомостями можуть стати:

  1. Уточнення місця роботи, наприклад, зазначення структурного підрозділу та його місцезнаходження.
  2. Умови випробувального терміну, якщо така передбачена договором.
  3. Угода про нерозголошення таємниці, яка охороняється законом. Це може бути службова, державна, комерційна та інша таємниця.
  4. Зобов'язання працівника відпрацювати певний період в організації після закінчення навчання. Це є актуальним, якщо роботодавець оплачував навчання.
  5. Умови та види додаткового страхування співробітника.
  6. Поліпшення умов працівника та його сім'ї у соціально-побутовому плані.
  7. Уточнення умов роботи, а також обов'язків та прав роботодавця та працівника, які встановлені нормами трудового законодавства та іншими правовими актами.

Також до трудового договору включаються відомості про додаткове страхування пенсійного забезпечення працівника. За згодою сторін до нього можуть вноситися обов'язки та права співробітника та роботодавця, передбачені трудовим законодавством та іншими правовими актами, а також що відбуваються з умов колективного договору конкретної організації.

Якщо будь-які з вищезгаданих пунктів не були внесені до умов трудової угоди, це не може кваліфікуватися як привід для невиконання або відмови в реалізації прав та обов'язків.

На закінчення

Таким чином, норми трудового законодавства передбачають обов'язковість оформлення штатного розпису організацією та його подальше використання при прийнятті на роботу нового співробітника та укладання з ним трудової угоди. Тобто, виходить, що взяти на роботу співробітника на посаду, яка не відображена у штатному розкладі, неможливо. Це буде порушення законів Російської Федерації. Список штатних посад є обов'язковим документом для оформлення в будь-якій офіційній організації.

Ми розглянули, що таке штатний розклад.

Штатний розклад є виробничим документом, який створюється на тривалий проміжок часу. Перестановки в штаті, зменшення або збільшення зарплати, а також інші обставини потребують коригування.

Внесення змін до штатного розкладує звичайною процедурою та її необхідно здійснювати, згідно з приписами закону та правами трудящих. Важливі етапи даного процесу представлені у цій статті, вони допоможуть не допустити помилок у документації підприємства.

Дорогі читачі!Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтесь через онлайн-консультант праворуч або телефонуйте за телефонами безкоштовної консультації:

Підстави та причини для внесення змін

Беручи до уваги довідник з кваліфікацій посад трудящих, начальників та їх підлеглих, за оформлення розкладу штату відповідає економіст з праці. Але не на всіх об'єктах є даний економіст і начальник самостійно приймає рішення – хто виконуватиме цю роботу.

Штатний розклад зазвичай складають на підставі виробничих завдань, а також обсяг роботи. За цими даними набирають штат і розраховують основні засоби, за якими визначається оклад у межах законодавчої норми.

Але організаціям властиво змінюватися, розвиватися, а також перетворюватися. Зміни можуть полягати у збільшенні обслуговуючих зон, або коригуванні видів діяльності. Через ці обставини змінюється форма праці, а це означає, що трудящі можуть бути як у надлишку, так і в нестачі.

Крім цього, внести коригування у важливий папір можуть через зміну тарифних ставок. У Федеральний закон регулярно вносять коригування мінімального розміру оплати праці, і керівництво організації, якщо дозволяють кошти, може підняти розмір зарплати у відсотковому співвідношенні до окладу.

Підставою для змін у штатному розкладі здатна виступити документація бухгалтерії.

Крім цього, результати, за якими виявлено зменшення прибутковості або припинення постачання, можуть бути причиною, щоб зробити скорочення деяких працівників. А якщо адміністратор складе документ, в якому йдеться про зростаючий обсяг роботи через введені нововведення, то це буде причиною, щоб набрати нових людей до штату.

Які можуть бути коригування?

Внесення коригувань до розкладу штату та їх порядок залежать від того, наскільки зміни будуть глобальними. Здебільшого зміни бувають такими:


Як повідомляти працівників?

Начальник організації повинен повідомляти своїх підлеглих про всі зміни, що відбуваються на об'єкті за умови, що вони пов'язані з виконанням виробничих завдань працівників. Ознайомлення має відбуватися як за , і під час діяльності.

Якщо змінюється розклад штату, але він впливає діяльність трудящих, то начальник не зобов'язаний повідомлятипро це своїм співробітникам. Це означає, що якщо керівництво вирішило поповнити штат додатковими посадами, про це знати підлеглим не обов'язково.

Якщо ж намічається скорочення, то це необхідно знати тим робочим, яких вирішили звільнити.Повідомляється про скорочення повідомлення у вигляді наказу, який керівник має надати співробітникам під розпис.

Природно, що про зміни у зарплаті підлеглі також мають знати. У курс справи вводяться ті громадяни, чию зарплату торкнуться змін. Ознайомлення необхідно проводити згідно 74 статті ТК.

Як часто можна міняти штатний розклад?

У законодавстві не прописано обмежень щодо кількості можливих змін у штатному розкладі. Це означає, що начальник організації має право вносити коригування до документа скільки захоче. Але, при цьому він має діяти, згідно з процесом, допустимим на рівні законодавства.

Якщо передбачаються зміни у розмірі зарплати, або у назві посади, то повідомляти про це необхідно у двомісячний термін.

А в середині року розклад штату необхідно змінювати у двох випадках:

  • Формування нового розкладу штату.

    • Старий розклад беруть за основу та формують інше, вносячи деякі коригування. Починають роботу з цього документу з середини року, або з початку.

  • До розкладу штату вносяться поправки.

    • Коригування вносяться, коли порахує необхідним так зробити керівник. У документі буде прописано причини, через які довелося скоригувати документ. Крім цього, фіксуються внесені зміни.

Чи можуть звільнити у зв'язку із зміною штатного розкладу?

Коли вносяться коригування до штатного розкладу, керівник має право звільнити кількох співробітників, і такий варіант передбачений законом (Пункт 2 стаття 81 ТК). Інструкція формує порядок цього процесу.