Главная · Болезни кишечника · О интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии. О интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии «Бухгалтерское сальдо» в отчетах

О интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии. О интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии «Бухгалтерское сальдо» в отчетах

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 обладает технологическими преимуществами по сравнению с предыдущими редакциями. Она позволяет автоматизировать операции по кадровому учету, расчету заработной платы и подготовке «зарплатной» отчетности в соответствии с действующим законодательством. Как подготовиться к переносу данных из старых версий? Какие варианты переноса информации существуют, и какой из них выбрать? На что обратить внимание при начале работы с редакцией 3, и какие настройки нужно выполнить? Рассказывают эксперты 1С.

Почему необходимо перейти на редакцию 3

Прошло уже более 10 лет с момента выхода программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5. За это время в законодательстве произошли изменения, которые невозможно было предугадать при проектировании этой версии: например, зависимость срока перечисления НДФЛ от даты фактической выплаты дохода. Усложнения требований к отчетам привели к тому, что архитектура программы редакции 2.5 оказалась уже недостаточно эффективной.

На смену ей разработана программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. В ноябре 2016 года было принято решение о завершение поддержки старых редакций программ для расчета заработной платы в 2018 году. Пользователи были уведомлены об этом в информационном выпуске (письме) фирмы «1С» № 22222 от 18.11.2016.

Подготовка к переносу данных

Начинать переход на новую редакцию программы следует с обновления рабочей базы данных (далее - БД) до последней актуальной версии. Номер версии рабочей программы отображается в справке О программе (меню Справка - О программе ). Уточнить номер актуальной версии можно на портале 1С:ИТС по ссылке https://releases.1c.ru/total. Переносить данные может пользователь с полными правами. Для переноса данных необходимо знать расположение БД на диске (полный путь к базе данных), имя пользователя с полными правами и его пароль. Посмотреть каталог хранения БД можно в меню Справка - О программе .

Перед переносом рекомендуется «закрыть» месяц в редакции 2.5, то есть произвести все начисления и выплаты. Полезно максимально навести порядок в рабочей базе, для того чтобы минимизировать ошибки переноса: удалить помеченные на удаление объекты и разобраться с перекрестными ссылками на объекты, которые не удаляются. В режиме конфигуратора рекомендуется выполнить Тестирование и исправление в меню Администрирование . Не забудьте перед выполнением переноса запастись резервной копией рабочей базы редакции 2.5 (Администрирование - Выгрузить информационную базу ).

Затем нужно установить программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 с актуальной версией (узнать номер актуальной версии можно ).

Обратите внимание , что при установке программа сообщит требуемую версию платформы «1С:Предприятие 8.3». Убедитесь, что на компьютере установлена платформа «1С:Предприятие 8.3» версии, не ниже рекомендуемой.

При запуске программы следует Добавить в список рабочих баз новую информационную базу, выбрав пункт Создание новой информационной базы . Далее, при выборе шаблона в меню Создание информационной базы из шаблона , в качестве шаблона следует указать установленную программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3. Именно в эту новую базу данных будут переноситься данные из рабочей БД. Причем в рабочей базе данных данные останутся неизменными, и воспользоваться информацией из версии 2.5 можно будет в любое время.

Можно продолжить вести учет в редакции 2.5 параллельно с работой в редакции 3 для сравнения и оценки получаемых результатов. Работая параллельно, можно завершить учет и расчеты 2017 года и подготовить отчетность в БД редакции 2.5, а расчет зарплаты с января 2018 года вести уже в новой программе.

Настройка переноса данных

При первом включении новой версии программы («1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3) автоматически запускается помощник Начальная настройка программы . На закладке Начало ... переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций нужно установить в положение: Перенести данные из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 2.5.

Для пользователей, работающих в версии 7.7, также предусмотрен автоматический перенос данных. Прог-рамма последовательно переносит данные в редакцию 2.5, и далее в редакцию 3. Для этого переключатель выбора источника данных для переноса из предыдущих реакций следует установить в положение Перенести данные из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7» редакция 2.3.

Затем по кнопке Далее осуществляется переход к выбору рабочей информационной базы, из которой нужно перенести данные. Пользователю предлагается список всех информационных баз, установленных на компьютере (т. е. тех, которые доступны в списке баз при запуске «1С:Предприятия»). Необходимо выбрать базу редакции 2.5, из которой требуется перенести данные. Путь к информационной базе отображается под списком при перемещении курсора по перечню информационных баз. Следует ввести данные для авторизации пользователя. Для этого указывается имя Пользователя и его Пароль в соответствующих полях.

Обратите внимание : нужно обязательно указывать пользователя, у которого назначены полные права в базе, из которой переносится информация. Следующее нажатие кнопки Далее открывает закладку . Здесь следует указать Месяц начала эксплуатации (рис. 1). Начинать работу с программой можно с любого месяца.

Рис. 1. Настройка загрузки из информационной базы

По умолчанию осуществляется так называемый «упрощенный» перенос данных. Он позволяет .

Подробнее о двух вариантах переноса

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» предус-мотрено 2 варианта переноса данных:

1. Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты ;

2. .

Возможности переноса данных по умолчанию

Установленный по умолчанию вариант переноса данных называют упрощенным, поскольку переносится минимальный объем данных, достаточный для комфортного начала ведения учета в новой редакции.

Предусмотрен перенос следующих данных:

  • справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
  • начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
  • штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
  • кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
  • данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС - за 3 предшествующих года, для отпусков и других случаев - за 15 предшествующих месяцев;
  • данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
  • остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке.

В программе есть документы, предусмотренные для начала работы «с нуля», например, . Именно они заполняются автоматически при упрощенном переносе данных. Кадровая информация, определяющая полагающиеся сотруднику начис-ления, помещается в документ Начальная штатная расстановка . По состоянию взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса формируется документ Начальная задолженность по зарплате .

Данные, для первоначального внесения которых не предусмотрено специальных документов, переносятся во вспомогательные документы Перенос данных . Так, несмотря на то, что кадровые документы не переносятся, информация из них хранится в документах Перенос данных с номером «РКД» (гда РКД - регистр кадровых данных). Служебные документы Перенос данных вносят информацию в соответствующие регистры учета (рис. 2).

Рис. 2. Документы «Переносы данных»

Перейти к документам Переносы данных можно в меню Администрирование - Переносы данных . Номер документа буквенный и соответствует регистрам, где хранятся данные:

  • РОтп - регистр сведений Реестр отпусков ;
  • ИЛ - регистр накопления Удержания по исполнительным документам ;
  • ЗП_СЗО - регистры накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) и Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) ;
  • ЗП_СЗФСС - регистры накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) , Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) и регистр сведений Данные о времени для расчета среднего (ФСС) ;
  • ОСО - регистры накопления Фактические отпуска ;
  • ЗП - регистры расчета Начисления и Удержания ;
  • НЗП - регистры накопления Начисления удержания по сотрудникам , Отработанное время по сотрудникам ;
  • НДФЛ - регистры накопления: Учет доходов для исчисления НДФЛ , Имущественные вычеты (НДФЛ) , Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ) , Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ ;
  • СВ - регистры накопления: Учет доходов для исчисления страховых взносов , Исчисленные страховые взносы , Страховые взносы по физическим лицам , Расчеты с фондами по страховым взносам ;
  • ВЗ - регистры накопления: Взаиморасчеты с сотрудниками , Зарплата к выплате ;
  • ДЗП - регистры накопления: Взаиморасчеты с депонентами .

Программа не предпринимает попыток по переносу информации, которая может быть искажена из-за наличия ошибок в исходной базе. Информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре данных, не переносится совсем.

К примеру, не переносятся такие данные:

  • начисления и удержания с произвольными формулами;
  • кадровые документы, кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
  • фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
  • сведения о займах сотрудников;
  • действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

Благодаря тому, что в результате переноса отсутствуют данные, не адаптированные для редакции 3, предоставляется возможность Использовать возможности кадрового учета и начисления зарплаты .

Описание полного переноса данных

Выбрать вариант полного переноса данных можно при Начальной настройке программы на закладке Настройка загрузки данных из информационной базы по ссылке Настройка , переключив настройку на Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется) . При выборе нерекомендуемого варианта указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Период, до которого переносятся данные, не ограничивается. Например, если в базу редакции 2.5 уже введены данные за будущие месяцы, то они также будут перенесены. При этом варианте переноса осуществляется попытка полного переноса данных, но возникает риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета или вовсе не совершить перенос. Основная причина того, что этот вариант не рекомендуется к использованию - метод сработает только в случае отсутствия ошибок в исходной базе.

Конечно, у варианта полного переноса есть не только недостатки, но и некоторые преимущества. Этот вариант обеспечивает перенос практически всей информации, накопленной в базе прошлой редакции. И в новой БД будет доступ к кадровым документам, к сведениям о займах сотрудников. При полном переносе данных в программу переносятся фактические начисления и выплаты, позволяющие формировать аналитическую отчетность за прошлые периоды в новой программе.

Вариант полного переноса данных подходит организациям с простой системой оплаты труда, небольшим количеством сотрудников, коротким сроком работы в программе, и, следовательно, небольшим объемом информации. В случае успешного завершения операции в новую базу редакции 3 будет перенесены все справочники, планы видов расчета, кадровые документы, документы, назначающие плановые начисления и удержания (например, назначения доплат, исполнительные листы), информация о страховом и налоговом статусе работника и права на вычеты по НДФЛ.

Документы Перенос данных заполняются автоматически информацией об отработанном времени, произведенных до переноса начислениях, удержаниях и выплатах. Данные учета по НДФЛ и страховым взносам также регистрируются в документах Перенос данных .

Процесс переноса данных

При переносе данных автоматически последовательно проходят несколько этапов:

  • подключение к информационной базе;

Длительность их выполнения зависит от объема информации и может занимать продолжительное время. На этапах выгрузки и загрузки данных производится дополнительная индикация хода процесса: сообщается, сведения какого раздела учета сейчас обрабатываются.

Возможные ошибки...

Процесс переноса данных протоколируется, и в случае остановки переноса из-за ошибки, причину ее возникновения можно посмотреть в отчете, который открывается по ссылке Информация об ошибках .

... на этапе подключения к информационной базе

Ошибки на этапе подключения к информационной базе могут быть следующими:

  • ошибка регистрации БД;
  • неправильно указан путь к базе, имя пользователя или пароль;
  • у пользователя, осуществляющего перенос, недостаточно прав;
  • в исходной базе работают другие пользователи (при открытии ее для переноса данных).

Ошибка регистрации исправляются автоматически. Для этого следует воспользоваться кнопкой Исправить (рис. 3).

Рис. 3. Информация об ошибках

В остальных случаях - пользователю надлежит самостоятельно указать верные данные, убедиться в полноте прав и монопольности доступа, а затем вновь повторить попытку переноса.

... на этапе выгрузки данных

Ошибки на этапе выгрузки данных следует изучить в протоколе Информация об ошибках и исправить в исходной базе.

... на этапе загрузки данных ошибки

На этапе загрузки данных ошибки, как правило, носят технический характер и препятствуют дальнейшему переносу данных. О таких ошибках необходимо сообщать в отдел технической поддержки .

Настройки после переноса данных

После успешного завершения переноса данных требуется выполнить начальную настройку «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» редакции 3 с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией, ответить на все вопросы Помощника начальной настройки программы , как и при начале ведения учета в программе, и включить возможности программы, которые соответствуют специфике расчета зарплаты организации.

Если принято решение вести штатное расписание, то предлагает проверить его и заполнить плановые начисления для позиций. В ходе переноса позиции формируются неутвержденными - после проверки и дозаполнения их следует утвердить в программе.

В результате переноса формируются документы Данные на начало эксплуатации , заполненные по текущей расстановке сотрудников. В них нужно проверить плановые начисления сотрудников, графики работы и другие данные.

Если в штатном расписании эта информация уже заполнялась на предыдущем шаге, то документ можно сначала заполнить по команде Обновить по штатному расписанию в меню Еще . В результате обновятся все строки в документе. При обновлении по штатному расписанию данные, внесенные в документ вручную, будут потеряны.

Перенесенные данные необходимо проверять и дополнительно настраивать. Так, например, организационная структура предприятия (список организаций) и структура каждой организации (список подразделений) переносятся в редакцию 3 без каких-либо изменений. Но карточки организации и подразделения, принцип хранения части сведений претерпели некоторые изменения.

Дополнительные действия...

После переноса данных в программу «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 и по первому, и по второму варианту, необходимо выполнить дополнительные действия.

... после упрощенного переноса (вариант по умолчанию)

Так как при упрощенном варианте переносится только минимально необходимая информация, то нужно заполнить данные для начала работы: производственный календарь, графики работы, тарифные группы, настроить виды расчетов и т. п. Помощник начальной настройки программы предлагает ввести такие данные, как исполнительные листы и другие плановые удержания сведения о займах сотрудников и т. п.

Перенесенные данные для расчета среднего заработка доступны в Калькуляторе расчета среднего заработка непосредственно в документах, требующих его расчета.

Перенесенные данные учета НДФЛ и страховых взносов в текущем году (если эксплуатация начинается не с января) можно проверить с помощью соответствующих карточек, персонально по каждому сотруднику.

При упрощенном переносе данных в новой редакции 3 можно сформировать налоговую отчетность и отчеты по страховым взносам прошлых периодов, но для формирования различной аналитической отчетности по прошлым периодам информации не достаточно. Для этих целей следует сохранять и содержать в рабочем состоянии исходную базу предыдущей редакции.

... после полного переноса данных

По завершении полного переноса данных на основе информации, содержащейся регистрах, пользователь может сформировать аналитическую отчетность по прошлым периодам. Необходимо удостовериться, что данные отчетов, выполненных в исходной и новой базах, совпадают.

После этого рабочая база, из которой информация перенесена, больше не потребуется, и ее можно сохранить для истории.

Подведем итоги

Обратите внимание , независимо от способа переноса следует обязательно произвести пробный расчет зарплаты. Алгоритмы настройки формул и учета времени в редакции 3 отличаются от предыдущих редакций, поэтому может потребоваться корректировка настроек. Взвесив преимущества и недостатки каждого из вариантов переноса, пользователь сам делает выбор.

Можно в тестовом порядке выполнить оба варианта переноса и произвести пробный расчет сравнить трудозатраты по настройке программы для начала эксплуатации.

Интерфейс программы 1С:ЗУП 3 называется «Такси».

В самом верху окна программы расположена Панель разделов , где сгруппированы основные разделы:

Для пользователя с правами Кадровик и Табельщик доступны разделы:

  • Кадры – вся информация по кадровому учету;
  • Зарплата – повторяются журналы по кадровому учету и доступны документы по учету времени (например, документы Табель , Работа в выходные и праздничные дни , Работа сверхурочно ). Также доступны функции по изменению оплаты труда в одноименном журнале;
  • Настройка – имеется возможность работы со справочниками;
  • Главное – представлены самые основные («главные») функции.

Почему некоторые функции могут быть недоступны в интерфейсе

В первую очередь, состав команд интерфейса зависит от установленных в программе настроек и данных информационной базы.

Например, если в программе в настройках состава начислений и удержаний (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний ) на вкладке Учет отсутствий не установлен флажок Командировки :

то в этом случае в интерфейсе просто не будет отображаться ссылка для ввода документа Командировка .

При установке в настройках состава начислений и удержаний флажка Командировки , создается вид начисления Командировка и в интерфейсе становится доступен документ Командировка , который можно найти в:

  • разделе Кадры – Командировки ;
  • разделе Кадры – Все отсутствия сотрудников .

Вывести общий список настроек по расчету зарплаты для проверки можно в разделе Настройка – Расчет зарплаты , нажав кнопку Настройки расчета зарплаты :

Список настроек по кадровому учету можно вывести в разделе Настройка – Кадровый учет , нажав кнопку Настройки кадрового учета .

Настройка интерфейса

Интерфейс 1С:ЗУП 3 можно гибко настраивать.

Настройка панели разделов

Если требуется убрать какой-то раздел из панели разделов, например, раздел Администрирование , то для этого необходимо нажать кнопку Главное меню (верхний левый оранжевый кружок со стрелочкой) – Вид – Настройка панели разделов :

В открывшейся форме в правой таблице Выбранные разделы следует выделить пункт Администрирование и нажать кнопку Удалить

Настройка видимости команд в разделах

В каждом разделе видимость команд можно настраивать.

Например, можно настроить видимость документа Ввод остатков отпусков .

Для этого в разделе Главное следует справа вверху нажать кнопку Настройка (кнопка в виде «шестеренки») – Настройка навигации :

В открывшейся форме в левой таблице Доступные команды следует выделить пункт Остатки отпусков и нажать кнопку Добавить , расположенную между двумя таблицами:

После этого в разделе Главное появится ссылка Остатки отпусков для создания документа Ввод остатков отпусков :

Настройка расположения панелей

Расположение панелей также может настраиваться. Для этого необходимо открыть Главное меню – Вид – Настройка панелей :

В открывшейся форме панели можно «хватать» мышкой и перетаскивать на новое место:

Настройка внешнего вида форм, добавление колонок в списках

Для настройки внешнего вида формы следует справа в верху формы нажать кнопку Еще – Изменить форму .

Например, для того, чтобы стали видны дополнительные колонки в списке справочника Сотрудники , необходимо нажать справа вверху кнопку Еще – Изменить форму . В открывшейся форме флажками отметить колонки, которые должны отображаться:

Часто в списке бывает специальное поле Ссылка . В нашем примере это ссылка на элемент справочника Сотрудники . Если выделить поле Ссылка , то вверху становится доступной кнопка Добавить поля :

Появляется возможность добавить любое поле из справочника Сотрудники , в том числе, например, поле Физическое лицо :

Если требуется вернуть вид формы к изначальным настройкам, то необходимо в настраиваемой форме нажать справа вверху кнопку Еще – Изменить форму . В открывшейся форме вновь вверху нажать кнопку Еще – :

Если требуется вернуть к изначальным настройкам форму списка (убрать сделанные отборы, сортировки, группировки), то в форме списка необходимо вверху нажать кнопку Еще – Установить стандартные настройки :

Настройка внешнего вида начальной страницы

Для настройки начальной страницы следует в Главном меню выбрать Вид – Настройка начальной страницы :

С помощью кнопок Добавить , Удалить можно перенастроить вид Начальной страницы :

С этого года все пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 постепенно переходят на новую редакцию 3.1 и мы решили написать несколько статей, в которых подробно рассмотрим некоторые самые основные операции в программе, например, такие как прием на работу, увольнение, начисление зарплаты и взносов для того чтобы вынужденный переход был наиболее безболезненным для Вас, мои дорогие читатели.

Итак, начнем с приема сотрудника на работу.
Сделать это можно двумя способами. Первый в разделе Кадры открываем список сотрудников организации:

И здесь уже создаем нового сотрудника:

Второй способ в разделе Кадры сразу воспользоваться возможностью создать сотрудника:

В любом случае откроется форма создания нового сотрудника организации. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, то выбираем нужную нам и начинаем вводить данные по новому сотруднику. Если сотрудник ранее у нас уже работал, т.е. сведения о нем как о физическом лице в программе уже есть, то программа определит возможные совпадения уже при вводе фамилии и имени нового сотрудника и выдаст нам соответствующую информацию. В зависимости от нашего ответа мы или автоматически заполним карточку сотрудника имеющимися личными данными в программе или продолжим оформление дальше:

Вводим данные о дате рождения, ИНН, СНИЛС. Далее оформляем документ Прием на работу . Для этого нужно воспользоваться либо соответствующей гиперссылкой либо кнопкой Оформить документ :

В открывшемся документе указываем дату приема, при необходимости количество месяцев испытательного срока, подразделение, должность. При ведении в программе штатного расписания программа автоматически поставит ФОТ, соответствующий данной должности. Кроме этого здесь же мы указываем график работы сотрудника и указываем вид занятости:

Здесь же, на закладке главное мы можем указать количество ставок, занимаемых сотрудником. Сделать это можно как в виде обыкновенной, так и в виде десятичной дроби:

Если у вас нет возможности изменить количество ставок, значит в программе не установлена возможность работы по неполной ставке. О настройках программы вы можете прочитать в нашей статье Настройка программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8 . Здесь же при приеме на работу можно отредактировать право на ежегодный отпуск и назначить дополнительный отпуск сотруднику:

Переходим на закладку Оплата труда . ФОТ в нашем случае рассчитала программа автоматически как 0,5 от оплаты по окладу предусмотренной штатным расписанием для данной должности. Кроме того здесь же указываем порядок пересчета месячной ставки в часовую при работе сверхурочно и способ начисления аванса сотруднику. Как видим здесь при определении размера аванса предусмотрена более гибкая схема чем в редакции 2.5:

Ну и в разделе Доп.тарифы, коэффициенты можно назначить какие то дополнительные начисления, которые отличны от основной ставки:

На последней закладке этого документа Трудовой договор указываются номер трудового договора (по кнопке Назначить программа автоматически присвоит договору номер, следующий по порядку), дата, дата окончания, если договор срочный, а также условия приема и какую то дополнительную информацию об условиях договора:

По кнопке Печать нам доступны печатные формы Приказ о приеме и несколько видов Трудовых договоров. Однако сейчас в моем примере паспортные данные сотрудника в трудовой договор не будут подставляться, так как я завела новое физическое лицо и паспортные данные нигде не указала.

Для заполнения паспортных данных в карточке созданного сотрудника надо открыть форму ввода этих данных по гиперссылке Личные данные :

В открывшемся окне заполняем паспортные данные, а также адресные сведения:

Здесь же в карточке сотрудника, если необходимо, мы можем заполнить сведения об образовании, различные справки, состав семьи. Сведения о статусе застрахованного лица и об инвалидности заполняются по гиперссылке Страхование :

А сведения о стандартных налоговых вычетах вносятся в программе по гиперссылке Налог на доходы

Как видим все данные по работнику теперь можно внести и посмотреть в карточке сотрудника практически не обращаясь к справочнику физических лиц. Кроме того отсюда же можно распечатать различные документы, такие как трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка и.т.п:

Вот и все, о чем я хотела вам сегодня рассказать. Работайте в новой редакции программы 1С:ЗУП с удовольствием, а если возникнут проблемы – обращайтесь в нашу службу заботы.

Имея опыт перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1, решили написать статью «От простого, к сложному». В статье рассмотрим примеры настройки начислений, некоторые неочевидные моменты. Кому это будет полезно? Любому , кто сталкивается с расчетом заработной платы, кому необходимо автоматизировать создание документов.

На написание этой статьи нас подвигло отсутствие описания некоторых тонких моментов и методологии при начислении зарплаты, которые применяет 1С.

Что можно сказать о ЗУП 3.1?

В целом, программа стала более проста и удобна в использовании. Улучшен дизайн, большую роль играет так называемый интерфейс «такси», удобнее стала и навигация, появилась возможность настройки своего «рабочего пространства».

Стоит отметить и функциональность - появилось множество значительных и не очень улучшений, которые способны облегчить работу пользователя.

Очень важно ответственно подойти к процедуре перехода с редакции 2.5 на редакцию 3.1. Это практически внедрение новой программы. Как правило, выделяют 3 этапа внедрения:

  • подготовительный - выполнение копии базы, не лишним будет выполнение тестирования базы, создание пустой базы;
  • перенос данных и настройка;
  • анализ и проверка данных после переноса.

Можно сказать, что версии объединяет только название - «ЗУП». К сожалению, при оценке перехода, это не всегда учитывают.

Итак, перейдём к тем самым «тонким моментам» и методологиям.

Останавливаться на настройке Нормативно - справочной информации не будем, т.к. нельзя объять необъятное. И существует множество видео уроков, как это сделать.

Допустим, у нас есть сотрудник, которого мы приняли на работу 9 января 2018 года. Он будет получать оклад - соответствует начислению Оплата по окладу . Ведение/неведение штатного расписания для данных операций значения не имеет. Для начисления зарплаты добавим документ «Начисление зарплаты», выберем необходимого сотрудника, после чего произведем расчёт. Больше никаких документов нам создавать не нужно.

Сотрудник - Иванов Иван Петрович. Он получает оклад - 20 000 рублей. Произведем расчёт за январь в программе. На рисунке ниже видим, что наш сотрудник получит 20 000. Расчёт программа произвела верно:

Усложним задачу. Сотрудник вышел на работу в выходной день нам необходимо это отразить. Для этого имеется специальный документ. Но где он? - возможно, спросит пользователь. Ранее мы писали, что новая версия ЗУП имеет очень гибкий интерфейс, а так же множество настроек. Прейдем в «Настройки» - «Расчет зарплаты» - «Настройка состава начислений и удержаний»:

Укажем, что мы в работе будем использовать работу в выходные и праздничные дни - установим одноименную галку:

Вернемся на закладку «Зарплата» главного меню и увидим нужный нам документ. Добавим новый документ, заполним его - укажем, в какой день выходил на работу сотрудник:

Выполним расчёт зарплаты:

Но почему у нас такая сумма? Давайте разбираться. Нажмем расшифровку начислений:

Что мы видим?

За январь сотрудник отработал 17 дней или 136 часов. Почему указаны и дни, и часы - узнаем позже. Вторая строка говорит нам о том, что сотрудник работал один день в праздник или выходной день, за это ему начислено 1 943,32.

Следует учесть еще одну особенность - в ЗУП 2.5 начисления делились на оплаты и доплаты, в новой версии они стоят более обособленно, на первый взгляд это неудобно. Но практика показывает, что сотрудники, получая расчетный листок, видят все начисления с расшифровкой, что гораздо удобнее для них.

Вернемся к нашему примеру, 20 000 рублей наш сотрудник получит за работу в пятидневку, и 1 943,32 за работу в выходной день. Почему 1 943,32, ведь мы знаем, что работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере? Произведем расчёт - (20 000/17)*2 = 2 352,94.

В некоторых случаях для нахождения ошибки можно пойти от обратного. Проанализируем, из какого расчета дней в месяц программа посчитала нашу сумму. 20 000/(1943,32/2) = 20,58. Т.е. она посчитала, что в месяце 20,58 дней. Знакомая цифра. Попробуем найти её.

У вас есть вопрос, нужна помощь консультанта?

Перейдём в «Настройки», раздел «Предприятие», выберем «Производственные календари»и откроем национальный календарь. Видим производственный календарь, который ЗУП использует для расчета. Нажимаем кнопку «Печать», чтобы отобразить сводную информацию. Пролистываем до 4 квартала, и в последней колонке видим сводную информацию за 2018 год:

В 2018 году у нас 247 рабочих дней, т.е. 20,58 в месяц.

Мы выяснили, что количество дней (и часов, но об этом позже) программа рассчитывает по среднему за год. Но нас ведь это не устраивает (в большинстве случаев, зависит от учетной политики, принятой в организации)? Нам надо, чтобы дни и часы рассчитывались по тому месяцу, в котором производим начисление. В ЗУП есть специальная настройка - раздел «Настройки» - «Расчет зарплаты». Пролистаем вниз, видим настройку расчёта количества дней (часов) для расчетов, где необходимо рассчитывать среднюю стоимость дня (часа):

Установим переключатель на «Норму времени по производственному календарю», сделаем перерасчет, проверим результат:

Получилась сумма, на которую мы рассчитывали: 2 352,94.

Усложним задачу. Наш сотрудник отработал в выходной не целый день, а 3 часа. Сколько мы должны ему выплатить? (20 000/136)*3*2 = 882,35. Где 136 - количество часов в месяц, 3 - количество отработанных часов, 2 - коэффициент повышенной оплаты за работу в выходные.

Как это отобразить в программе, если в документе «Работа в выходные и праздники» мы можем указать только целый день? Все просто. Есть специальная настройка, указывающая, что мы будем считать не только дни, но и часы. Перейдем в «Настройки» - «Расчет зарплаты» - «Настройка состава начислений и удержаний». В пункте «Почасовая оплата» отметим пункт «Применение почасовой оплаты», вернемся в документ «Работа в выходные и праздники», форма документа отличается от той, что была ранее:

Работа в выходной за 3 часа начислена в двойном размере. Рассмотрим вариант, если начисление в двойном размере нам не подходит. Существует несколько вариантов решения этого вопроса, которые зависят от других условий, начислений, общей методологии расчета. Рассмотри только два из них.

Можно использовать систему отгулов. Т.е. за отработанные дни (часы) времени сотрудник получает дни (часы) отгула, которые система накапливает. Установить эту настройку можно в разделе «Настройки» - «Расчет зарплаты» - «Настройка состава начислений и удержаний», на закладке «Учет отсутствий» - «Отгулы»:

Перейдем в документ «Работа в выходные», видим, что появилось поле «Способ компенсации». Выберем «Отгул»:

Пересчитаем зарплату:

Видим, что изменилось начисление. «Оплата работы в праздничные и выходные дни», изменилась на «Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты». Результат рассчитался как (20 00/176)*3 = 441,18. Что нам и требовалось.

Второй способ - изменение формулы расчета начисления «Оплата работы в праздничные и выходные дни». Перейдем в «Настройки» - «Начисления», выберем наше начисление, откроется форма настройки начисления:

Нажмем «Редактировать формулу» и изменим формулу, чтобы получилась «ВремяВДняхЧасах * СтоимостьДняЧаса» (мы убрали умножение на два). Далее необходимо, либо отключить учёт отгулов, либо, в документе «Работа в выходные и праздники», изменить способ компенсации на «Повышенная оплата». Пересчитаем документ начисления зарплаты, получим:

Результат 441,18. Точно такой - же, как мы получили, используя систему отгулов.

Данный пример редактирования формулы начисления предназначен лишь для того, чтобы показать возможности системы и ни в коем случае не является призывом к действию.

Как показывает практика, показанные примеры подойдут большинству небольших организаций, у которых все сотрудники находятся на пятидневке и иногда используется работа в выходные или праздничные дни.

8» появилась на свет еще в 2014 г., некоторые кадровики и расчетчики никак не могут расстаться с морально устаревшей, но такой родной редакцией 2.5, и решиться перейти на новую версию, которая проще, понятнее и умнее своих предшественниц.

Театр начинается с вешалки…

… а программа - с интерфейса!

Интерфейс «1С:Зарплаты и управление персоналом 8», ред. 3.1, не простой, а управляемый. Это значит, что вы сами управляете тем, как будет выглядеть ваш рабочий экран:

    можете решить, где должны располагаться разделы и открытые вкладки. Например, разделы сверху, а открытые вкладки снизу, как в редакции 2.5. Или (как мне очень нравится) разделы сверху, а открытые вкладки слева.

    Можете скрыть редко используемые команды, чтобы не загромождать экран – потом их нетрудно будет найти и вызвать снова.

    Можете установить хитроумный отбор данных в любом справочнике/списке документов, а затем отсортировать, сгруппировать и раскрасить полученную информацию для лучшего восприятия.

    Можете добавить в «Избранное» часто используемые команды для быстрого к ним доступа.

Также есть возможность выполнить общее действие с группой объектов. Например, выделить несколько элементов справочника и для них установить/снять пометку удаления. Или провести/отменить проведение выделенных (или даже всех!) документов.

Так что, если вы любите порядок на своем рабочем месте, вам точно понравится работать с управляемым интерфейсом, ведь он позволит без особых усилий навести порядок и на рабочем столе программы. Его девиз: «Ничего лишнего. Все просто и понятно».

Один за всех

Раз уж мы заговорили об упрощении работы, то здесь разработчики программы подготовили для нас немало сюрпризов, которые в целом можно охарактеризовать так: больше результата при меньших усилиях. И в первую очередь речь идет о сокращении количества документов. Например:

    пользователи редакции 2.5 знают, что для отражения отсутствия сотрудника (отпуск, больничный и т.п.) требуется оформить два документа – один кадровый, другой расчетный. И зачастую, особенно если кадровик и расчетчик – два разных человека, это вызывает рассогласование действий и ошибки в учете. Теперь все просто. Скажем, кадровик начинает оформлять отпуск, вносит в него исходные данные. Затем с этим же документом работает расчетчик. После того как все рассчитано и проверено, документ утверждается. И все. Теперь изменить документ без ведома расчетчика кадровик не сможет.

    При увольнении сотрудника теперь в одном документе возможно произвести полный расчет. А в редакции 2.5 для этого требуется оформить три документа: «Увольнение », «Расчет при увольнении сотрудника » (для удержания за неотработанные дни отпуска или начисления компенсации за неиспользованные дни отпуска), «Начисление зарплаты » (для расчета зарплаты за отработанное время).

    Расчет страховых взносов в редакции 3.1 выполняется в документе начисления зарплаты – одновременно с расчетом налогов и удержаний.

Кадры решают все

Очень важное и нужное изменение произошло в штатном расписании. В редакции 2.5 позиция штатного расписания – это комбинация подразделения организации и должности, не позволяющая иметь в одном подразделении несколько позиций с одной и той же должностью, но разными разрядами, условиями или оплатой труда. Для решения этой проблемы в редакции 2.5 приходится «плодить» должности.

В редакции 3.1 все гораздо проще – теперь хранится не в регистре сведений, а в справочнике, в котором может быть сколько угодно элементов с одинаковыми реквизитами. Не нужно дублировать должности, достаточно всего лишь детально описать различия между позициями.

В версии 3.1 стал доступен удобный инструмент, когда у сотрудника меняется вид занятости. Например, если он из совместителя переходит в категорию основного работника. Теперь не нужно увольнять сотрудника и заново принимать его на работу. Все решается оформлением документа «Кадровый перевод ».

А еще в новой редакции можно обеспечить корректное склонение по падежам не только ФИО работника, но и подразделения с должностью.

Зарплаты много не бывает!

В расчетном блоке тоже произошло много важных и полезных изменений.

В редакции 3.1 нет разделения на основные и дополнительные виды начислений – все начисления хранятся в одном справочнике. Процедура настройки самого начисления стала логически более понятна.

В произвольных формулах расчета начисления снято ограничение на количество показателей – теперь можно использовать сколь угодно сложные конструкции. Главное – не выходить за рамки здравого смысла!

В редакции 2.5 пересчет тарифной ставки (например, для расчета сверхурочных, ночных и т.п.) производится только исходя из оклада работника. А в редакции 3.1 можно для этих целей учесть не только оклад, но и любые другие начисления – доплаты, надбавки и пр.

«А я еще и вышивать могу. И на машинке тоже…»

Ну а теперь поговорим о том, чего редакция 2.5 не может в принципе, а редакция 3.1 делает без проблем:

    Пользователям редакции 2.5 знакомо состояние бессилия, когда, скажем, в системе уже зарегистрирован кадровый документ (например, кадровый перевод), и требуется в этот же день произвести изменение в оплате труда сотрудника (например, изменить начисление целому подразделению). Миссия невыполнима! А вот в редакции 3.1 решение подобной задачи не вызовет никаких затруднений.

    Ситуация: водитель автобуса в течение рабочего дня часть времени работает «на линии» (с оплатой по одному тарифу), а другую занят на ремонте (с оплатой по другому тарифу). Вопрос: как в редакции 2.5 отразить эту ситуацию? Ответ: никак – версия 2.5 не может рассчитать зарплату сразу по нескольким видам времени в течение одного рабочего дня! А вот в редакции 3.1 можно не только учесть несколько видов времени внутри смены, но и оплатить их по разным тарифным ставкам.

    Если сотрудник периодически работает то во вредных, то в нормальных условиях труда – в редакции 2.5 для отражения такой ситуации приходится использовать кадровый перевод на другую должность (или в другое подразделение). А если таких сотрудников много, а переводов в течение месяца еще больше? А если смена условий труда происходит в течение дня? В редакции 3.1 для этих целей созданы два новых справочника – территорий и условий труда. Отразить работу на конкретной территории можно кадровыми документами или табелем, работу в других условиях – только табелем (по крайней мере, пока).

    В редакции 3.1 появилась долгожданная возможность учесть выплаты не-сотрудникам: бывшим работникам или вообще сторонним лицам (например, акционерам).

    Редакция 3.1 позволит зарегистрировать и оплатить (при необходимости) отгулы (в т.ч. внутрисменные), переработки, подработки.

    Кроме того, в новой программе теперь можно оформить дополнительный отпуск «чернобыльцам».

Это всего лишь краткий обзор самых интересных и полезных функций новой программы.

В завершение хочу отметить, что в соответствии с официальным письмом фирмы «1С» (№22222 от 18.11.2016) в 2017 г. ограничат поддержку следующих конфигураций:

    «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 2.5;

    «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» ред. 1.0;

    «1С:Медицина. Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» ред. 1.0.

Это значит, что фирма «1С» будет выпускать обновления до I квартала 2018 г. (будет возможность сдачи годовой отчетности за 2017 г.), однако в обновлениях не будет развития функциональности и удобства работы пользователей (в том числе не будет реализовано 100% автоматизированное заполнение отчетности 6-НДФЛ). Поэтому фирма «1С» рекомендует переходить на новые редакции программных продуктов уже сейчас.